Antworten Sie auf eine E-Mail, die ich meiner Meinung nach versehentlich erhalten habe

Versehentliche E-Mails sind an der Tagesordnung, wenn Ihr System tatsächlich die automatische Vervollständigung verwendet und es Benutzerkonten mit ähnlichen Namen gibt. In Ihrem Fall empfehle ich Ihnen also, sofern es keinen anderen Grund gibt, etwas anderes vorzuschlagen, es einfach als Unfall zu behandeln.

Wenn es sich um eine arbeitsbezogene E-Mail handelt (unabhängig davon, ob sie sich auf Sie oder eine andere Partei bezieht), würde ich Ihnen raten, ihm eine offizielle E-Mail ohne die CCs zurückzuschicken und ihn wissen zu lassen, was passiert ist.

Dies liegt hauptsächlich daran, dass:

1. er möglicherweise nicht weiß, dass der beabsichtigte Empfänger die E-Mail nicht erhalten hat und dass sie wichtig sein könnte.
2. Geben Sie offiziell eine überprüfbare Spur an, um sich zu schützen, falls unvermutete Dinge geschehen
3. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen eine Richtlinie in Bezug auf verpasste gesendete E-Mails, die Ihnen nicht bekannt sind.

So oder so, es schadet nicht, sich auf der Seite der Sicherheit zu irren.

Ich habe diese Art von Vorfällen schon oft erlebt, weil es in meiner Organisation viele Personen gibt, die den gleichen Namen wie ich tragen.

Die angemessene Maßnahme für diese Art von versehentlichen E-Mails ist

(1) Antworten Sie ihm höflich zurück, indem Sie etwas sagen wie: “Ich glaube, diese E-Mail wurde versehentlich an mich geschickt. Bitte lassen Sie mich wissen, ob sie wirklich für mich bestimmt ist”. Er wird sich dessen bewusst sein und vorbeugende Maßnahmen ergreifen, wenn es ein Versehen war.

(2) Piepen Sie ihn einfach an und lassen Sie sich über die Mail Klarheit verschaffen wie “Hey, ich bin etwas verwirrt mit der E-Mail, die Sie gestern mit dem Betreff XXXXXX geschickt haben. Worum geht es darin?”. Wenn die E-Mail ein Fehler war, wird er das erkennen und in Zukunft vorbeugende Maßnahmen ergreifen.

(3)In meiner Organisation gibt es 2 weitere Personen mit meinem Namen. Ziemlich oft erhalte ich E-Mails, die für andere bestimmt sind. In solchen Fällen versuche ich gewöhnlich, die richtige Person zu identifizieren und sie an sie zu schicken. Oft suche ich im Verzeichnis nach anderen Empfängern. Wenn viele der Empfänger (auch CC'ed-Personen) derselben Gruppe oder Abteilung angehören, gehe ich zu dieser Abteilung und überprüfe die Mitglieder dieser Abteilung. Wenn eine Stelle in der Gruppe den gleichen Namen wie ich trägt, werde ich diese E-Mail an sie weiterleiten und sagen: “Ich glaube, diese E-Mail ist für Sie bestimmt. Ich habe sie versehentlich erhalten”.