Wie man sich erkundigt und um Reisekostenerstattung und Vergünstigungen für Auslandsaufenthalte zu Schulungszwecken bittet

was soll ich tun und welche genauen Worte ich in einer offiziellen E-Mail verwende, in der ich mich nach der Vergütung und auch nach der Entschädigung für das Training außer Haus erkundige ?

Ich bin mir nicht sicher, wie viel von einer Antwort Sie auf diese Frage bekommen können.

Sie sollten auf jeden Fall nach Einzelheiten darüber fragen, welche Art von Kostenerstattung Sie erhalten.

Und Sie können jederzeit Anfragen (höflich) nach allem stellen. Vielleicht etwas in der Art: “Da es eine Last sein wird, so viele Tage von zu Hause weg zu sein, möchte ich eine Rückerstattung für Unterhaltung, Kleidung (und was immer Sie sonst noch für nötig halten) erhalten”.

Wenn die Firma eine Reiserichtlinie hat, können Sie diese in der Regel in die Finger bekommen, und alle Einzelheiten werden Ihnen mitgeteilt. Wenn das aber nicht der Fall ist, fragen Sie einfach nett nach und sehen Sie, was passiert.

Viel Glück!

Die übliche Praxis, wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter irgendwohin entsendet, ist, dass das Unternehmen für alle zusätzlichen Ausgaben aufkommt, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit entstehen - d.h. Ihre Transportkosten (wie Flugtickets und Taxis), Hotelrechnungen und Mahlzeiten. Vielleicht auch andere Dinge. Einige Unternehmen entscheiden sich für die Zahlung eines Tagegeldes oder einer “Tagespauschale”, um Ihre Mahlzeiten und andere kleine Ausgaben zu decken - andere erwarten von Ihnen, dass Sie Quittungen für das Geld, das Sie für Mahlzeiten und dergleichen ausgeben, vorlegen, und sie erstatten Ihnen dann, was Sie bezahlt haben. In beiden Fällen ist es normal, dass Sie bei Ihrer Rückkehr eine ‘Spesenabrechnung’ einreichen und das Unternehmen Ihnen alles zurückerstattet, was Sie ausgegeben haben.

Wenn Sie während Ihrer Abwesenheit tatsächlich mehr Stunden arbeiten, als Sie normalerweise arbeiten würden, werden viele Unternehmen Sie dafür entschädigen. Wenn der Kurs beispielsweise an einem Samstag stattfindet, sollten Sie die Möglichkeit haben, für die Arbeit am Samstag Anspruch auf einen zusätzlichen Lohn oder einen freien Tag in der Zukunft zu erheben. Wenn der Kurs jeden Tag länger dauert als Ihre normale Arbeitszeit, können Sie möglicherweise die zusätzlichen Stunden in Anspruch nehmen. Einige Unternehmen bezahlen Sie für die Zeit, die Sie auf Reisen verbringen - wenn es also einen halben Tag dauert, um nach Dubai zu fliegen, können Sie das unter Umständen als Arbeit behandeln. Mit ziemlicher Sicherheit werden Sie jedoch nicht für die Zeit bezahlt, die Sie beim Essen, im Hotel oder beim Schlafen verbringen - alles Dinge, die Sie normalerweise zu Hause tun würden. Meiner Erfahrung nach werden nur sehr wenige Unternehmen Ihnen zusätzliches Geld geben, “um die Unannehmlichkeiten auszugleichen”. Vielleicht sollten Sie daran denken, dass die Teilnahme an dieser Ausbildung Ihrer Karriere einen Schub geben wird, sowohl in diesem Unternehmen als auch möglicherweise anderswo. Vielleicht lohnt es sich, ein wenig Unannehmlichkeiten in Kauf zu nehmen.

Wenn Sie nachweisen können, dass Ihre Reise Sie zusätzliches Geld kosten wird - für die Kinderbetreuung oder etwas Ähnliches - dann können Sie vielleicht Ihr Unternehmen davon überzeugen, Sie dafür zu entschädigen. Sie werden mit ziemlicher Sicherheit nachweisen müssen, dass Sie das Geld tatsächlich ausgegeben haben - durch Quittungen oder Ähnliches - und auch erklären müssen, warum Sie es nicht hätten ausgeben müssen, wenn Sie nicht gereist wären.

Sie sollten auf Reisen kein Geld erwarten, das über Ihr normales Gehalt und alle nicht diskretionären Ausgaben hinausgeht. Wenn die Reise für Sie so unangenehm ist, dass Sie eine Bezahlung erwarten, die über Ihr normales Gehalt hinausgeht, sollten Sie die Reise vielleicht nicht antreten. Die meisten Leute, die ich kenne, freuen sich darauf, zu Schulungen und Konferenzen zu verreisen.

Wenn die Ausgaben deutlich höher sind als Ihr Gehalt, sollte das Unternehmen Ihnen eine Kreditkarte auf den Namen des Unternehmens ausstellen, damit das Geld nicht direkt aus Ihrer Tasche kommt. In diesem Fall bedeutet überall, wo ich unten “Rückerstattung” erwähnt habe, “die das Unternehmen über dieses Kreditkartenkonto bezahlt”

Nach meiner Erfahrung decken US-Arbeitgeber in der Regel Folgendes ab:

• Ihren Lohn für alle Tage, an denen Sie nicht zu Hause sind, an denen Sie normalerweise gearbeitet hätten (wenn Sie also am Montag abreisen und am Freitag nach Hause kommen, erhalten Sie Ihren Wochenlohn; wenn Sie am Sonntag nach Hause kommen, erhalten Sie immer noch einen normalen Wochenlohn).

• Transport (meistens ein Flugticket) zum & vom Standort

• Angemessene Mahlzeiten & Snacks für die Dauer Ihres Unternehmens (wobei “angemessen” eine Mahlzeit bedeutet, die Sie für sich selbst kaufen würden, während Sie mit einem begrenzten Budget auskommen und nicht für jede Mahlzeit in extravagante Vier-Sterne-Restaurants gehen würden). Alkoholische Getränke sind normalerweise nicht inbegriffen.

• Angemessene Unterbringung für die Dauer Ihres Geschäfts. Wenn Ihre Schulung von Montag bis Freitag stattfindet, sollte das Unternehmen für eine Hotelübernachtung von Sonntag bis Donnerstag (vorausgesetzt, Sie haben einen Flug am Freitag) oder Freitag (wenn Sie einen Flug am Samstag haben) zahlen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, länger am Standort zu bleiben, sind Sie für den Transport, das Hotel und die Verpflegung an diesen zusätzlichen Tagen verantwortlich).

• Vernünftiger Bodentransport, der Sie vom Flughafen zu Ihrer Unterkunft und von Ihrer Unterkunft zu jedem Ort bringt, den Sie für Ihr Unternehmen besuchen (Schulungszentrum, Firmensitz usw.). “

Typischerweise (auch hier ist meine Erfahrung aus den USA) können Sie, sobald Sie sich außerhalb der normalen Geschäftszeiten befinden oder anderweitig nicht in den Hauptzweck Ihrer Reise involviert sind, Ihre Zeit innerhalb eines vernünftigen Rahmens nach Belieben nutzen (d.h. sich nicht in Kneipenschlägereien verwickeln lassen oder sich an illegalen/gefährlichen Aktivitäten beteiligen), es sei denn, es besteht die ausdrückliche Erwartung, dass Sie in dieser Zeit eine andere Tätigkeit für das Unternehmen ausüben werden. Für Transport, Eintritt (touristische Attraktionen, Museen, Veranstaltungen, Shows usw.) müssen Sie selbst aufkommen, da sie nicht das sind, wofür das Unternehmen Sie geschickt hat.

Was Ihre E-Mail betrifft, fragen Sie einfach nach dem Verfahren und den Richtlinien für die Kostenerstattung. Es sollte irgendwo in einem Mitarbeiterhandbuch oder einer Richtlinie dargelegt werden, aber Sie haben angegeben, dass es keine gibt (die Ihnen ohnehin bekannt sind). Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Antwort erhalten haben, bevor Sie diese Ausgaben tätigen.

Bewahren Sie alle Quittungen auf und reichen Sie sie in geordneter Form ein - geben Sie jemandem nicht einfach einen mit Zetteln vollgestopften Umschlag. Itemieren Sie sie, stellen Sie sie in einer nach Kategorien (Mahlzeiten, Transport usw.) gruppierten Tabelle zusammen und reichen Sie sie zur Rückerstattung ein. Reichen Sie Fotokopien ein - nicht die Originalquittungen (behalten Sie die Originale für den Fall, dass sie später benötigt werden). Vielleicht möchten Sie sogar einen Vermerk auf die Quittung selbst schreiben, wenn diese nicht genügend Informationen enthält, um eindeutig zu identifizieren, worum es sich handelt.