Wie baue ich einen Business Case für die Einstellung neuer Mitarbeiter auf?

Auf welche Aspekte muss ich mich konzentrieren, um einen felsenfesten Business Case aufzubauen, damit ich mehr Mitarbeiter einstellen kann?

Sie wollen zeigen, dass Sie nicht nur jetzt, sondern für die absehbare Zukunft unterbesetzt sind.

Sie wollen das Arbeitsvolumen für die nächsten Jahre aufzeigen und dies mit der Kapazität in Ihrem derzeitigen Team vergleichen.

Wenn Ihnen kritische Projekte bevorstehen, erklären Sie, wie sie sich negativ auswirken werden, wenn Sie nicht genügend Hilfe haben.

So weit wie möglich werden Sie auf bestimmte Projekte/Aufgaben hinweisen wollen, die aufgrund von Personalmangel nicht abgeschlossen werden konnten. Und Sie werden dasselbe für anstehende Projekte tun wollen, die Sie nicht bedienen können.

Wenn Sie den Bedarf jetzt mit Zeitarbeitskräften decken, werden Sie auf diese Kosten hinweisen und zeigen wollen, wie sie wegfallen, wenn Sie Ihren ständigen Personalbestand aufstocken.

Wie @Bmo richtig bemerkt, können Sie die Probleme, die dieser Mangel an Hilfe verursacht, in Ihrem bestehenden Team ansprechen. Übermäßiges Jonglieren kann dazu führen, dass sie an Produktivität verlieren. Es kann die Moral sinken lassen. Wenn dies schwerwiegend wird, können Sie wichtige Teammitglieder verlieren.

Auch wenn Sie all diese Probleme angehen, werden Ihre Argumente stärker, aber die Unternehmen zögern immer noch, die permanente Mitarbeiterzahl aufzustocken, so dass es immer noch ein schwieriger Verkauf sein könnte. Wenn Sie jetzt jonglieren, um der Nachfrage gerecht zu werden, müssen Sie vielleicht darauf vorbereitet sein, eine Zeitlang schneller zu jonglieren (zumindest ist das die Situation, in der ich mich im Moment befinde).

Wie machen wir das?

Auf welche Aspekte muss ich mich konzentrieren, um einen felsenfesten Business Case zu erstellen, damit ich mehr Mitarbeiter einstellen kann?

Eine Sache, die helfen würde, wäre ein System zu haben, mit dem die Arbeitsbelastung Ihrer Abteilung zumindest geschätzt werden kann. Zu sagen “wir sind überlastet” ist nicht sinnvoll

Etwas zu sagen wie:

• Unser Team erhält wöchentlich 20 Anfragen
• Jede Anfrage kostet durchschnittlich 10 Stunden Arbeit
• Unsere durchschnittliche Zeit von der Anfrage bis zum Abschluss beträgt 3 Monate
• Jede Anfrage fügt dem Unternehmen durchschnittlich $X hinzu
• Unser Team besteht aus 3 Mitgliedern
• Dies ermöglicht uns 120 Stunden/Woche
• Wir können nur 12 Anfragen pro Woche mit maximaler Effizienz bearbeiten. Diese Art der groben Schätzung ist nur dann gut, wenn Sie keine aussagekräftigen Metriken haben. In Wirklichkeit wird Ihr Team nicht in der Lage sein, mit 100%iger Effizienz zu arbeiten, und Ihre Zeiterfassung/Schätzung muss diese Ineffizienz berücksichtigen. Wenn Sie aussagekräftigere Informationen oder historische Daten aus Ihren Projekten haben (sogar anekdotische Frustration bei den Kunden Ihres Teams), kann dies dazu beitragen, ein besseres Gefühl zu bekommen.
• Wir gehen davon aus, dass diese Arbeitsbelastung auf unbestimmte Zeit steigen/bleiben wird

Warum machen Sie das so?

Diese Informationen lassen das Management entscheiden:

• Sind die Projekte wichtig genug, um eine zusätzliche Mitarbeiterzahl zu rechtfertigen?
• Muss es ein besseres Priorisierungssystem geben?
• Vielleicht muss Ihre Abteilung Anfragen ablehnen.
• Implementieren Sie ein Priorisierungssystem, bei dem nicht dringende Anfragen ignoriert werden, es sei denn, alle dringenden werden erledigt
• Ist Ihre durchschnittliche Anfragezeit angemessen? Können Workflow-Verbesserungen dazu beitragen, die Arbeitsbelastung zu verringern?
• Ist ein anderes Team überbesetzt und stehen diese Ressourcen für eine Reorg zur Verfügung?

Die Daten sind das A und O. Zu sagen “wir sind überlastet” ist bedeutungslos. Die Darstellung der oben genannten Informationen ist für das Management sehr viel aussagekräftiger.

Historische Informationen sind sogar noch besser zu haben.

Wann ist es am besten?

Denken Sie auch daran, dass Sie, wenn Sie an einem kritischen Punkt in einem Projekt die Mitarbeiterzahl erhöhen, das Projekt tatsächlich länger dauern lassen könnten. Wenn Ihr Team auf unbestimmte Zeit überlastet ist, spielt das eigentlich keine Rolle (Sie werden irgendwann den Schlag einstecken müssen). Wenn Sie jedoch hoffen, in einigen Monaten ein Projekt in Angriff zu nehmen, ist es nicht unbedingt die beste Idee, einem bereits überlasteten Team viel Zeit für Vorstellungsgespräche, Personalabteilung und Einarbeitung zu geben.

Verzögern Sie diese Arbeit jedoch nur, wenn eine Reprise in Sicht ist.

Was ist, wenn sich niemand darum kümmert?

Sie könnten in Situationen geraten, in denen sich niemand darum kümmert. Oder sagt im Grunde genommen “was auch immer, die Abteilung arbeitet, noch keine Probleme”. Oder Ihr Vorgesetzter will aus verschiedenen Gründen nicht tätig werden.

Dann müssen Sie feststellen, ob ein stressiger Job es Ihnen wert ist. Wenn Manager keinen “Schmerz” empfinden, werden sie die Mitarbeiterzahl nicht erhöhen. Sie müssen grundsätzlich feststellen, ob Sie bereit sind, in diesem Umfeld zu arbeiten - wenn nicht, handeln Sie entsprechend.

Schlussbemerkungen

Denken Sie auch daran, dass der Prozess der Personalaufstockung ein langwieriger Prozess sein kann, selbst wenn Ihr Vorgesetzter, der Vorgesetzte Ihres Chefs und vielleicht sogar noch mehr Ebenen darüber zustimmen.

Die Gesamtleistung des Unternehmens, die Budgetierung, die Prognosen usw. spielen alle eine Rolle dabei, ob dies möglich ist.

Wenn Sie neue Mitarbeiter brauchen, müssen Sie als erstes damit aufhören, Überstunden zu machen (wenn Ihr Team das tut). Verpassen Sie stattdessen diese Fristen. Jetzt haben Sie etwas zu beweisen, dass Sie die Leute brauchen. Sie können niemals neue Leute aufgrund der Arbeitsbelastung rechtfertigen, wenn die Arbeit erledigt wird. Das war eine harte Lektion, die ich lernen musste, denn ich will mein Bestes versuchen, um alles zu erledigen.

Eine andere Sache, die man tun muss, ist, ihnen zu sagen, dass man eine neue Aufgabe nicht erledigen kann, wenn sie ansteht. Wenn sie darauf bestehen, geben Sie ihnen eine Liste von allem, was Ihr Team sonst noch tut, und fragen Sie sie, welche davon ausgeschaltet werden muss, um Platz für diese Aufgabe zu schaffen. Vergewissern Sie sich, dass sie wissen, dass der Abgabetermin für das abgeschaltete Projekt verschoben wird und die Stunden, die für die Fertigstellung benötigt werden, länger dauern werden (es dauert normalerweise länger, bis man wieder in Schwung kommt, wenn man eine Weile nicht an etwas gearbeitet hat). Geben Sie ihnen eine konkrete neue Frist und eine neue Stundenschätzung. Vergewissern Sie sich, dass die Personen, die die Geschäftsinhaber des abgeschalteten Projekts sind, sich der Auswirkungen auf ihren Zeitplan bewusst sind.

Nein zu sagen ist schwer, aber es ist der beste Weg, den ich gefunden habe, um ihnen klarzumachen, dass Sie nicht die Kapazität für mehr Arbeit haben.

Es ist wirklich sehr einfach. Sie müssen erklären, was Sie zusätzlich tun könnten, wenn Sie mehr Leute hätten, und wie das dem Unternehmen mehr Nutzen bringen würde als die Kosten der zusätzlichen Mitarbeiter, die Sie einstellen. Am besten ist es, wenn Sie konkrete Beispiele dafür geben, was Sie zusätzlich tun könnten und wie dadurch der Umsatz gesteigert, die Kundenzufriedenheit verbessert und die strategischen Ziele des Unternehmens erreicht werden könnten.

Alternativ können Sie das Gleiche auch umgekehrt tun - zeigen Sie, wie ein Mangel an Mitarbeitern Sie daran hindert, diese Dinge zu tun: d.h. keine benötigten Funktionen einzubauen, keine Fehler zu beheben, nicht auf Kundenbedürfnisse einzugehen. Im letzteren Fall sollten Sie sich darauf vorbereiten, gefragt zu werden, ob Sie mit den Mitarbeitern, die Sie haben, Produktivitätsverbesserungen erzielen könnten.