Wenn Sie nach einem Fertigstellungsdatum gefragt werden, wie sagt man am besten, "es wird erledigt sein, wenn es erledigt ist"?

Ich war ein Manager auf der Empfängerseite von “es wird erledigt sein, wenn es erledigt ist”, und es geht um die am wenigsten hilfreiche Antwort, die man geben kann+. Wenn Sie das und nichts anderes sagen, laufen Sie Gefahr, als unkooperativ angesehen zu werden. Sie müssen unbedingt mehr Informationen geben.

Um etwas mehr über das “Warum” davon zu erklären, gibt es in einem Software-Projekt oft Aktionen, die erst dann durchgeführt werden können, wenn Sie fertig sind, die aber im Voraus geplant und eingeplant werden müssen. Wenn man nichts darüber sagen kann, wann man fertig sein wird, wird das Projekt am Ende noch später und kostet oft mehr Geld.

Wenn man gesagt hat: “Wann sind Sie fertig?”, heißt das nicht immer “Beeilen Sie sich”. Oft möchte die Person, die fragt, es wissen, damit sie planen kann. Es ist am besten, davon auszugehen, es sei denn, Sie haben einen Grund, anders zu denken.

Hier sind einige mögliche Umstände, in denen Sie sich befinden könnten:

1. Sie haben eine andere Arbeit zu erledigen, die höhere Priorität hat. Sagen Sie das. Wenn es möglich ist, sagen Sie dem Fragesteller auch: “Wenn ich die Arbeit jetzt anfangen würde und keine Unterbrechungen hätte, wäre ich fertig bis…”. Wenn Sie auch wissen, welche Arbeit auf Ihrem Teller liegt und dass wahrscheinlich keine andere Arbeit hereinkommen wird, sagen Sie: “Ich glaube, dass ich am [Datum] mit der Arbeit an Ihrem Projekt beginnen kann; in diesem Fall wird es bis zum [Datum] abgeschlossen sein”. Wenn die Situation kompliziert ist, verweisen Sie den Fragesteller an Ihren Chef, der vermutlich Ihren Zeitplan festlegt. Es ist Sache der Fragestellerin, mit ihr darüber zu verhandeln, welche Priorität die von ihr benötigte Arbeit hat.
2. Sie sind von der Arbeit einer anderen Person abhängig, die sich nicht auf ein Fertigstellungsdatum festgelegt hat. Nochmals, sagen Sie das und wer es ist. Wenn Sie es wissen, dann können Sie sagen: “Wenn dieser und jener sich verpflichtet, seine Arbeit bis zum [Datum] abzuschließen, kann ich bis zum [Datum] fertig werden. Das wäre hilfreich.
3. Sie haben nicht genügend Informationen darüber, was erforderlich ist, um die Arbeit zu schätzen. Sagen Sie das noch einmal. (Spüren Sie ein Muster?). Vergewissern Sie sich, dass Sie der Person, die für die Beschaffung der Informationen verantwortlich ist, gesagt haben, dass Sie benötigen, was Sie brauchen.
4. Sie verstehen das Problem nicht gut genug, um es zu wissen. Wenn Sie bereits an dem Projekt arbeiten, dann ist es ein Problem, nicht zu wissen, wann Sie fertig sein werden, und Sie sollten versuchen, dafür zu sorgen, dass Ihnen das nicht wieder passiert. Wenn Sie nicht in der Lage waren, einen Kostenvoranschlag zu machen, weil Sie andere Dinge zu tun haben, dann siehe Punkt 1. Wenn die Schätzung von Fertigstellungsterminen für Ihre Organisation wichtig ist (und wenn Sie nach einem solchen Termin gefragt werden, was in der Regel bedeutet, dass es so ist), lohnt es sich oft, sich Zeit zu nehmen, um Ihr Verständnis für das Problem zu vertiefen, damit Sie eine genaue Schätzung vornehmen können, auch wenn das bedeutet, dass sich der tatsächliche Fertigstellungstermin etwas verzögert. Ein vorhersehbares Fertigstellungsdatum ist manchmal besser als ein kurzes Fertigstellungsdatum.
5. Wenn keines der ersten drei zutrifft, ist die beste Antwort, die Sie geben können, "Nicht früher als [dieses Datum], nicht später als [jenes Datum]” Dies ist eine hilfreiche Information, auch wenn “jenes Datum” sehr weit in der Zukunft liegt. Das ‘nicht später als’ Datum sollte im schlimmsten Fall Ihre beste Schätzung sein, zuzüglich eines großen Sicherheitsfaktors.

Manchmal stellt man natürlich während einer Arbeit plötzlich fest, dass es viel länger dauern wird, als man denkt. Wenn das Timing Ihrer Arbeit wichtig ist, ist es normalerweise am besten, sich hinzusetzen und zu versuchen, herauszufinden, wie lange es wirklich dauern wird, anstatt einfach weiter zu pflügen. Manchmal (oder eigentlich immer, wegen Murphy’s Gesetz) werden Sie um einen Kostenvoranschlag gebeten, während Sie noch daran arbeiten. In diesem Fall ist es völlig in Ordnung zu sagen: “In [einiger Zeit] werde ich einen besseren Kostenvoranschlag für Sie haben ”

Übrigens gehen alle obigen Antworten davon aus, dass Sie ein “leitender Angestellter” sind, der für seine eigene Terminplanung verantwortlich ist. Falls nicht, oder im Zweifelsfall, ziehen Sie Ihren Chef hinzu.

+_Nicht die technisch am wenigsten hilfreiche Antwort. Eine glatte Lüge oder ein Termin, den Sie nicht einzuhalten beabsichtigen, wäre schlimmer. Aber “es wird erledigt sein, wenn es erledigt ist” ist nur eine Stufe höher als diese.

Wenn Sie gebeten werden, Fälligkeitstermine zu schätzen, gibt es eine besonders höfliche oder kluge Art und Weise zu sagen, es sei “fertig, wenn es fertig ist” ?

Ich habe es immer gemocht, “wenn die Leute aufhören, mich zu unterbrechen”, aber ich bin nicht besonders höflich.

Gibt es eine besonders höfliche oder kluge Art und Weise zu sagen, es sei “fertig, wenn es fertig ist” ?

Sicherlich nicht. Es gibt Unternehmen/Kulturen, in denen “Wenn es fertig ist.” eine akzeptable Antwort ist Blizzard zum Beispiel , zumindest äußerlich), und ich möchte Sie ermutigen, daran zu arbeiten und Ihre Kultur in diese Richtung zu verändern.

“Ich bin mir nicht sicher, das hängt von Alice und Bob und… ” ist eine ziemlich passiv-aggressive Antwort, die in einigen Bereichen dazu benutzt werden kann, die Person, die die Frage stellt, abzulenken, und die, wenn sie gut gemacht wird, diese Person in einen Aktivposten verwandeln kann, der Ihnen hilft, Straßenblockaden zu beseitigen.

“Ich bin mir nicht sicher, wann werden Sie mir X besorgen? ” ist eine deutlich aggressivere Antwort, wenn sich jemand in Ihr Geschäft einmischt, sich aber nicht um das eigene kümmert. Es kann nützlich sein, darauf hinzuweisen, dass Ihre Schätzungen nicht besser sein werden als ihre, und Sie auf einem höheren Standard zu halten, ist dumm. Nicht empfehlenswert.

“Ich bin mir nicht sicher, das muss ich mit meinem Team klären. ” kann eine solide Antwort sein, die Ihnen Zeit zum Nachdenken gibt, und die Sie auch als jemanden darstellt, der sich auf Expertenwissen stützt. Es ist auch hilfreich, wenn Sie sich wirklich bei Ihrem Team erkundigen, da es in der Regel einen guten Input liefern kann und sich in die Deadline einkauft, zu der Sie es im Wesentlichen verpflichtet haben. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn diese Antwort kann missbraucht werden und Sie als jemanden darstellen, der nichts anderes tut, als ein Vermittler zu sein.

“Das hängt davon ab, was muss es tun? ” Eine weitere solide Antwort, die passiv-aggressiv sein kann, die aber manchmal einfach zu einer netten, spontanen Anforderungssammlung führen kann. Es funktioniert auch, damit das Geschäft ehrlich bleibt. Wenn Sie sich zur Arbeit verpflichten, dann müssen sie sich zum Umfang (und zu den Ressourcen) verpflichten.

“Das hängt davon ab, wie gut muss es funktionieren? ” Ähnlich wie bei der letzten Frage hilft es, den Umfang zu verfeinern und erfüllt die dritte Seite des Dreiecks .

“Ich weiß nicht. Dieser Sprint ist XYZ. ” Eine eingeschränkte Antwort für Leute, die Sprints verwenden (oft Software-Ingenieure). Das Schöne hier ist, dass die Firma sich wahrscheinlich in Agile mit Sprints eingekauft hat, also haben Sie diese Unterstützung. In einer idealen Umgebung sind die einzigen Dinge, die geplant sind, für die ~2 Wochen Ihres aktuellen Sprints. Alles andere ist absichtlich nicht geplant, damit Sie sich wohl fühlen können… agil sein können, was Priorität hat. In einer nicht-idealen Welt werden die Dinge wahrscheinlich bis zum n-ten Grad geplant und dann in zwei Wochenblöcke aufgeteilt, aber die Frage bietet eine gute Gelegenheit für Sie, diese Absurdität abfällig zu kommentieren.

Kurz gesagt, es gibt also viele schlechte Möglichkeiten, der Frage auszuweichen. Sie sind wahrscheinlich besser dran, wenn Sie eine Nummer für das Worst-Case-Szenario angeben und sich dann wieder an die wirkliche Arbeit machen.

Mir gefällt “dafür gibt es noch keinen Kostenvoranschlag”

Es gibt die Antwort, die Sie wollen, es ist ziemlich sachlich und neutral im Ton, und es suggeriert, dass irgendwann eine Schätzung gemacht werden könnte, aber sicherlich nicht jetzt hier an der Kaffeemaschine, ohne ein klares Bild davon, was es tatsächlich bedeuten würde, die Sache, nach der er fragt, zu tun.

Wenn Sie gebeten werden, Fälligkeitstermine zu schätzen, gibt es da eine besonders höfliche oder kluge Art zu sagen: “Fertig, wenn es fertig ist”?

Man kommt normalerweise nicht davon los, klug zu sein und zu sagen: “Es wird getan, wann immer es getan wird”, egal wie man es einrahmt. Wenn Sie darum gebeten werden, die Fertigstellungsdaten zu schätzen, will der Fragende das normalerweise nicht hören.

Stattdessen können Sie Ihre Schätzung mitteilen und einen Grad an Genauigkeit angeben.

Etwas in der Art von “Nach meinem derzeitigen Verständnis des Projekts beträgt meine Schätzung 3 Monate. Aber da die Anforderungen noch nicht geschrieben sind, werde ich eine genauere Schätzung abgeben können, sobald ich sie gelesen habe. (Inoffiziell nenne ich diese ”Schätzungen“.)

Wenn Ihr Arbeitsumfeld etwas Formelleres erfordert als diese Art von aus dem Stegreif gesprochener oder gemailter Schätzung, sollten Sie alle Annahmen in Ihre formale Schätzung einfließen lassen, zusammen mit Ihrer Einschätzung der Genauigkeit, mit der Sie zu diesem Zeitpunkt schätzen können.

Sie können es besser machen, wenn Ihnen mehr Zeit für die Erstellung Ihrer Schätzung eingeräumt wird und Sie mehr Daten erhalten, auf die Sie Ihre Schätzung stützen können. Aber Sie können immer in jedem beliebigen Zeitraum schätzen - solange nicht erwartet wird, dass die Schätzung besonders genau ist.

Sobald Sie Ihre Schätzungen (unabhängig von der Art ihrer Ableitung) vorgelegt haben, halten Sie Ihre Interessenvertreter auf dem Laufenden, falls etwas passiert, das Ihre Schätzung verändert - vor allem, da sich Fristen abzeichnen.

Ich gehe davon aus, dass Sie die Person sind, die für das angefragte Projekt oder die Aufgabe verantwortlich ist. In welchem Fall, warum können Sie das nicht sagen?

• Ihre Zeit wird mit anderen Aufgaben verbraucht
• Sie warten darauf, dass Blockierer beseitigt werden, bevor Sie vorankommen
• Es gibt zu viele zukünftige Unbekannte oder Abhängigkeiten in der Aufgabe, als dass man sie vernünftig einschätzen könnte
• Die Aufgabe, so wie sie Ihnen gegeben wurde, ist unklar definiert

All dies sind legitime Gründe dafür, dass Sie keine gute Schätzung haben, aber es sind auch Probleme, die Sie proaktiv bei Ihrem Vorgesetzten ansprechen müssen (oder im ersten Fall könnten Sie von ihm eine Bestätigung erhalten, dass die Aufgabe abrutschen kann, um Dinge mit höherer Priorität zu ermöglichen). “Erledigt, wenn es erledigt ist” wird einfach den Eindruck vermitteln, dass Sie es nicht wissen und nichts tun, um es herauszufinden. Dadurch wird Ihr Vorgesetzter daran gehindert, das große Ganze zu planen.

Aus Ihren Antworten auf Kommentare und Antworten schließe ich, dass Ihre Frage eigentlich lauten müsste:

Meine Arbeit besteht aus vielen kleinen Aufgaben, die ich in beliebiger Reihenfolge erhalten kann und die unterschiedliche Prioritäten haben. Ich habe eine ständige Warteschlange von Aufgaben mit niedrigerer Priorität, die ich nur erledigen kann, wenn es keine Aufgaben mit höherer Priorität zu erledigen gibt.

Ich werde oft gebeten, Schätzungen abzugeben, wann die Aufgaben mit niedrigerer Priorität erledigt sein werden. Meine derzeitige Antwort, “Es wird erledigt sein, wenn es erledigt ist”, wird nicht gut aufgenommen.

Was soll ich tun?

Aus dieser Perspektive ist die Antwort offensichtlich - Sie müssen die Verfolgung und Verwaltung der Aufgaben verbessern. Das bedeutet keine Änderung Ihres Prozesses/der Warteschlange/Priorisierung - nur ein wenig zusätzliche Arbeit bei der Zeiterfassung jeder Aufgabe.

1. Schätzen Sie die Anzahl der Stunden, die für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigt werden, wenn sie in Ihrer Warteschlange ankommen.
2. Überprüfen Sie jede Woche die Anzahl der Stunden, die für jede Prioritätsstufe aufgewendet wurden, und bilden Sie einen laufenden Durchschnitt, damit Sie wissen, wie viele Stunden Sie normalerweise pro Woche für eine bestimmte Prioritätsstufe zur Verfügung haben.

Nummer 1 ist wahrscheinlich einfach genug für eine grobe Schätzung. “Zwischen 6 und 10 Stunden” ist in Ordnung, Sie brauchen hier keine Genauigkeit anzustreben, nur eine grobe Schätzung. Die Chancen stehen gut genug, dass Sie die Aufgabe so gut beherrschen, dass Sie hier eine vernünftige Schätzung mit einem wahrscheinlichen Minimum und Maximum abgeben können.

Nummer 2 wird jede Woche etwas mehr Arbeit erfordern. Wenn Sie bereits Aufgaben und Zeit erfassen, dürfte es nicht schwer sein, aber selbst wenn Sie nicht nur einen Notizblock führen und jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, die Prioritätsstufe und die Anzahl der Stunden aufschreiben, die Sie dafür aufgewendet haben. Am Ende der Woche können Sie die Zeit für jede Priorität zusammenzählen, und wenn Sie das einige Wochen lang getan haben, sollten Sie einen anständigen laufenden Durchschnitt haben.

Wenn Sie jemand nach einem Fertigstellungstermin fragt, addieren Sie alle Stunden für seine Aufgabe und die Aufgaben, die auf einer bestimmten Prioritätsstufe vor ihm liegen, für die minimale und maximale Zeit zusammen und teilen Sie dann durch die durchschnittliche Anzahl der Stunden, die pro Woche für diese Prioritätsstufe zur Verfügung stehen. Sagen Sie ihnen nicht, wie viele Stunden Sie vielleicht pro Aufgabe zugewiesen haben oder wie viele Stunden Sie pro Woche zugewiesen haben, sie müssen nur wissen, an welchem Tag es nicht vorher passieren wird und bis zu welchem Tag es erledigt sein sollte. Es gibt 3 Aufgaben vor dieser einen, und es sieht so aus, dass der beste Fall der nächste Freitag und der schlimmste Fall der folgende Mittwoch ist. Melden Sie sich in ein paar Tagen bei mir, dann habe ich eine bessere Schätzung.“_

Wenn es Aufgaben gibt, die erledigt werden müssen, die nie erledigt werden, können Sie eine zeitbasierte Erhöhung der Prioritätsstufe in Betracht ziehen. Aufgaben mit niedriger Priorität rücken, wenn sie nicht innerhalb von N Wochen erledigt werden, in die nächste Prioritätsstufe auf.

Auf diese Weise können Sie Schätzungen abgeben, die den Erwartungen Ihrer Mitarbeiter und Vorgesetzten gerecht werden.

Keine Information, "Es ist erledigt, wenn es erledigt ist” ist schlimmer als unwillkommene Informationen, “Aufgaben mit höherer Priorität überschwemmen uns. Es wird 8 Wochen dauern, bis dies eine automatische Prioritätserhöhung erhält, und dann wird es in dieser Warteschlange ein oder zwei Wochen dauern, bis es erledigt ist.”

Das ist etwas, was man niemals sagen sollte. Alles, was das bewirkt, ist, Ihren Vorgesetzten zu irritieren und Sie inkompetent aussehen zu lassen.

Sagen Sie ihm, was Ihrer Meinung nach erforderlich sein wird (wenn Sie die Schritte und ihre grobe Ausgestaltung nicht definieren können, dann müssen Sie wahrscheinlich jemanden beauftragen, der die Anforderungen besser erfüllt, also sagen Sie ihm, dass die Anforderungen unklar sind und Sie daher nicht bestimmen können, was erforderlich sein wird), welche Verzögerungen Sie im Allgemeinen aufgrund von Arbeiten mit höherer Priorität haben und geben Sie ihm dann einen Termin. Kunden akzeptieren nicht, wann immer ein Termin fällig ist, und deshalb sollten Sie ihm diesen nicht nennen. Wenn sich die Priorität ändert und andere Dinge vorverlegt werden, schicken Sie dem Manager eine E-Mail und setzen Sie einen neuen Termin aufgrund der Verzögerung fest. Wenn Sie auf die Änderung des Fälligkeitsdatums hinweisen, werden die Dinge mit höherer Priorität oft nach unten verschoben. Wenn Dinge geschehen, die dazu führen, dass die Nacharbeit länger dauert, als Sie geschätzt haben, stellen Sie sicher, dass der Manager sich sofort darüber im Klaren ist, welche Auswirkungen dies auf das Fälligkeitsdatum hat.

Jeder Entwickler sollte in der Lage sein, Zeitschätzungen abzugeben. Sie ist Teil dessen, wofür Sie bezahlt werden, also hören Sie auf, sich mit “wann auch immer” zu begnügen. Wenn Sie nicht gut darin sind, dann werden Sie besser, indem Sie Aufzeichnungen darüber führen, was Sie geschätzt haben und wie viel Zeit tatsächlich verstrichen ist. Beziehen Sie in Ihre Schätzung auch die Verzögerungszeit und die Zeit für Besprechungen, E-Mail-Kommunikation, Verfeinerungsanforderungen, Unit-Tests, Unterstützung von Qa-Tests usw. ein, um eine bessere Zahl zu erhalten. Wenn Sie nach einem direkten Datum gefragt werden, gehen Sie davon aus, dass Sie nicht mehr als 6 produktive Stunden pro Tag benötigen, wenn Sie die Stunden, von denen Sie glauben, dass es Tage dauern wird, in Tage umrechnen und für die unvermeidlichen Verzögerungen ein paar Tage einplanen.

Aufgrund von Kommentaren zu anderen Antworten scheint es, dass Ihr Problem nicht in der Zeitschätzung liegt, sondern in der Kommunikation von Verzögerungen aufgrund sich ändernder Prioritäten. Was Sie brauchen, ist mehr, nicht weniger kommunikativ zu sein, wenn dies geschieht. Sie müssen die Leute wissen lassen, wann ihre Aufgabe in die Prioritätenliste gefallen ist (und worauf) und sich verzögern wird und wie lange es voraussichtlich dauern wird, bis Sie sie wieder in Angriff nehmen. Lassen Sie sie die Prioritäten mit den Managern ausfechten. Sagen Sie ihnen, dass sie mit dem Manager sprechen können, wenn sie mit den aktuellen Prioritäten nicht einverstanden sind.

Aber es ist Ihre absolute Pflicht, sie wissen zu lassen, wenn sich die Dinge ändern und dass Sie an etwas arbeiten werden, das ihrem Projekt vorausgeht. Das sollte nicht warten, bis sie Sie fragen müssen, warum es noch nicht fertig ist. Auf jeden Fall ist “wann” keine akzeptable Antwort. Vorzutäuschen, dass Sie zu beschäftigt sind, um zu antworten, ist ebenfalls nicht akzeptabel.

Sie müssen verstehen, dass Fortschrittsberichte, Zeitschätzungen usw. Ihre ganze Arbeit sind und genauso wichtig oder wichtiger sind als die eigentlichen Entwicklungsteile. Dies ist keine unnötige Unterbrechung, dies ist Teil Ihrer Arbeit. Diese Leute bezahlen Ihr Gehalt mit ihren Projekten. Beginnen Sie, sie mit Respekt zu behandeln und ihre Bedürfnisse zu respektieren. Sobald sie wissen, dass sie sich darauf verlassen können, dass Sie ihnen sagen, wann sich die Dinge verzögern werden, werden sie Sie weniger belästigen.

Sie sollten mit einer Verteilung antworten, nicht mit einer einzigen Zahl: etwas nach dem Motto: “Es könnte nächste Woche geschehen, wenn wir Glück haben. Wenn wir Pech haben, in sechs Wochen. Die beste Schätzung liegt bei etwa zwei Wochen.” Diese Antwort wird oft eine schlechte Reaktion hervorrufen. Wenn dies der Fall ist, können Sie auf eine beliebige Anzahl von Abhandlungen zur Softwarekostenschätzung verweisen, die zeigen, dass eine solche Unsicherheit üblich und realistisch ist.

Ich habe an einem ähnlichen Projekt gearbeitet. Eine Aufgabe, von der ich dachte, dass sie zwei Wochen dauern würde, dauerte schließlich eineinhalb Monate.

Zum Glück wusste ich, dass ich den Zeitbedarf nicht richtig einschätzen konnte. Wenn mein Chef also im Stand-up fragte (wir arbeiten mit Agile Entwicklung), gab ich ihm meine beste Schätzung und erklärte ihm, warum ich das dachte. Obwohl sich meine Schätzungen letztlich als ungenau erwiesen, gab ich ihm, was meiner Meinung nach pro Anfrage erforderlich sein würde, stellte aber sicher, dass er wusste, dass Änderungen möglich waren.

Im Allgemeinen ist Ehrlichkeit am besten, seien Sie offen und halten Sie ihn auf dem Laufenden. Es gibt Zeiten, in denen es keine klare Antwort gibt, und alles, was wir tun können, ist, unsere Chefs so gut wie möglich über die Angelegenheit zu informieren.