Was ist eine nette Art zu sagen, dass ich beschäftigt bin, ohne zu sagen, dass ich beschäftigt bin? (Wie gehe ich mit Ablenkungen am Arbeitsplatz um?)

Es wird viel über dieses Thema geschrieben. Hier ist nur ein Artikel, der meiner Meinung nach einen schönen, prägnanten Titel hat: Maker’s Schedule, Manager’s Schedule

Der Punkt ist, dass diejenigen, die mit der Produktion von etwas Greifbarem betraut sind - insbesondere Kreative wie Designer und Programmierer - ununterbrochene Arbeitszeit benötigen. Im Gegensatz zum Management, wo ein großer Teil ihrer Arbeit aus ständigen Besprechungen besteht, brauchen Designer Zeit, um sich zu konzentrieren und sich wirklich in ihr Projekt zu vertiefen…

Vor vielen Jahren war ich auf einer Konferenz und hörte Clement Mok auf eine Frage, wie sein Unternehmen seinen Kunden Rechnungen stellte. Er erklärte (umschreibend), dass sie in 4-Stunden-Schritten abrechnen, aber lieber in 8 Stunden. Während es dabei um die Abrechnung ging, meinte er, man müsse eine Menge Zeit aufwenden, um kreative Arbeit zu produzieren. 8 halbe Stunden geteilt durch 8 halbstündige Besprechungen an einem Tag werden es Ihnen nicht erlauben, auch nur annähernd die Menge oder die Qualität der Arbeit zu produzieren, die ein solider Block von 4 Stunden ununterbrochener Arbeit erbringen kann.

Um Ihre spezielle Frage zu beantworten:

Was ist eine nette Art zu sagen: I’M BUSY

Machen Sie sich nicht die Mühe mit ‘nett’. Sie sind beschäftigt. Sie müssen Ihre Arbeit erledigen. Sie müssen das respektieren. Wie man zu diesem Punkt kommt, hängt sehr von den Besonderheiten Ihres Arbeitsplatzes und der Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten ab.

Einige Ideen, die helfen könnten:

• Bestehen Sie darauf, dass Sie ein Büro haben und dann eine Politik des ‘Kommen Sie rein, wenn die Tür offen ist, klopfen Sie nicht an, wenn sie geschlossen ist’

• haben Sie Bürozeiten, um an Besprechungen teilzunehmen, und Abwesenheitszeiten, um tatsächlich Arbeit zu erledigen

• sagen Sie ‘Ich gehe raus, um Arbeit zu erledigen’ und meinen Sie es auch so. Wenn Sie aufgrund von Ablenkungen nicht vorankommen, kündigen Sie an, dass Sie für 4 Stunden ins Café gehen, um etwas Arbeit zu erledigen.

• wenn Sie einen gemeinsamen internen Kalender haben, blockieren Sie die Arbeitszeit. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Arbeitszeit durch sporadisch über den Tag verteilte Besprechungen in kleine Stücke zerhackt wird.

Es könnte hilfreich sein, ein Whiteboard in der Nähe Ihres Schreibtisches aufzustellen, auf dem die Projekte, an denen Sie arbeiten, mit einem voraussichtlichen Abschlussdatum aufgelistet sind. Sie könnten sogar einen kleinen Stern neben dem Thema haben, an dem Sie gerade arbeiten. Achten Sie darauf, dass er von außerhalb Ihres Schreibtischbereichs sichtbar ist und dass Sie ihn auf dem Laufenden halten.

Wenn jemand an Ihren Schreibtisch kommt, zeigen Sie einfach auf die Tafel und ignorieren Sie ihn ansonsten. Bald wird er darauf trainiert sein, nur auf die Tafel zu schauen, ohne mit Ihnen zu sprechen.

Ich verstehe Ihre Frustration darüber, dass Ihr Fortschritt von Menschen unterbrochen wird, die sich nach Ihren Fortschritten erkundigen wollen. Die Lösung dafür ist jedoch, ihnen nicht zu vermitteln, dass Sie etwas zu tun haben und nicht unterbrochen werden sollten. Die Lösung dafür ist, ihnen zu ermöglichen, ihre Antworten zu bekommen, ohne Sie zu unterbrechen.

Sie sagen, Sie führen eine Art Aufgabenliste. Meine Vermutung ist, dass sie in der Reihenfolge ihrer Priorität geordnet ist oder eine Prioritätsspalte enthält, und dass sie einen Status und vielleicht sogar ein Fälligkeitsdatum enthält. Stellen Sie das irgendwo hin, wo es alle sehen können. Wenn sie fragen “Wo finde ich das?”, erinnern Sie sie daran, wo sie die Antwort finden können. Das könnte etwas Elektronisches sein, aber wenn Ihre Kollegen nicht online sind, könnte es ein Stück Papier sein, das an die Wand geklebt ist. Sie können den Unterbrecher einfach darauf hinweisen und Ihre Besprechung fortsetzen oder was auch immer.

Sie werden nicht weniger besorgt über ihre wichtigen Ergebnisse sein, weil Sie es schaffen, ihnen zu sagen, sie sollen Sie in Ruhe lassen. Sie werden weniger beunruhigt sein, wenn sie mehr Informationen erhalten. Seien Sie transparent und öffentlich, und die Unterbrechungen sollten sich verringern.

Ich weiß, Sie sagten, dass Sie von mehreren Büros aus arbeiten, damit habe ich keinerlei Erfahrung, aber hier sind Dinge, die ich über die Vermeidung von Unterbrechungen für Wissensarbeiter gelernt habe.

Wenn Sie einen ‘Teamleiter’, ‘Vorgesetzten’ oder eine Person haben, die nicht unbedingt Ihr Chef ist, aber eine koordinierende Position innehat, können Sie Ihren Abteilungsleiter fragen, ob der modus operandi geändert werden kann, so dass alle neuen Arbeiten über den Teamleiter laufen MÜSSEN. Das muss so geschehen, dass das Gespräch mit den Teammitgliedern völlig unproduktiv ist. Ihr Vorgesetzter muss eine Methode haben, um Ihnen diese Arbeit zu geben, ohne Sie abzulenken, wie z.B. das Hinzufügen zu einer Liste auf einem Whiteboard, wie von Chris Lively erwähnt, oder zu einer Datenbank. Es ist nicht korrekt, Ihnen ein Stück Papier physisch auszuhändigen.

Um zu verhindern, dass Leute für Updates unterbrechen, habe ich in der Vergangenheit Scrum-ban von ‘Software’-Typen gestohlen, um meine Aufgaben zu verwalten Es funktioniert ziemlich gut für die Gruppenorganisation, jeder außerhalb der Gruppe kann es interpretieren.

Seien Sie nicht zu hart mit Typen, die dem Kunden gegenüber stehen. Belästigung ist ihre Art, Dinge zu erledigen, es hat immer für sie funktioniert, weil die Leute es ermöglichen. Lesen Sie etwas über operante Konditionierung und viel Glück mit ‘Auslöschungsbrüchen’. In diesen Links geht es hauptsächlich um Ratten und Hunde, es trifft aber auch auf Menschen zu.

Ich denke, Sie müssen zuerst Ihre Einstellung ändern. Es ist kein Diva-Drama, den Status von Projekten wissen zu wollen, die Sie erhalten haben und die wichtig für ihre Fähigkeit sind, ihre Arbeit zu tun. Sie sind im Moment eindeutig ein Hindernis, und sie haben ein Recht darauf, dies aus dem Weg räumen zu wollen.

Zuerst müssen Sie also Ihren Arbeitsablauf so anpassen, dass die Status rechtzeitig vergeben werden. Sie brauchen eine Möglichkeit, wie sie den Status überprüfen können, ohne Sie so oft zu belästigen, und Sie brauchen eine Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, und Sie müssen den Leuten mitteilen, wann ihre Priorität herabgesetzt wurde und was das neue erwartete Datum ist.

Sie nerven Sie, weil Sie nicht gut kommunizieren. Kommunikation ist ein großer Teil Ihrer Arbeit, genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger als die Entwurfsarbeit. Den Leuten zu sagen, dass Sie an etwas arbeiten, obwohl Sie es eindeutig nicht sind, ist ein Teil dessen, was sie verärgert. Sagen Sie ihnen die Wahrheit - “Es liegen sechs Projekte vor Ihnen, und ich gehe davon aus, dass ich am Mittwoch nächster Woche damit beginnen kann. Eine tägliche E-Mail an alle mit einer Liste der Projekte und dem Status und der voraussichtlichen Fertigstellung ist etwas, das Sie wahrscheinlich jeden Tag als erstes tun sollten.

Immobilienmakler sind aufgrund der Art ihrer Arbeit nicht ständig im Büro, daher ist es nur natürlich, dass sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen müssen, wenn sie ein paar Minuten im Büro sind, bevor sie sich Häuser zeigen lassen. Sich über die Unterbrechungen zu ärgern, ist einfach kontraproduktiv. Es liegt in der Natur des Geschäfts, das Sie unterstützen.

Wenn Sie anfangen, ihnen bessere Informationen zu geben und ihnen etwas zur Verfügung stellen, das sie sich ansehen können, um zu sehen, welche Projekte in welcher Reihenfolge und mit welchem voraussichtlichen Start- und Enddatum sie arbeiten, werden sie Sie weniger belästigen. Aber sie werden nie ganz aufhören, Sie zu belästigen, da Sie sie aufhalten und sie die Dinge bekommen müssen, die Sie für sie tun. Sie sind Ihre Kunden, und Sie müssen anfangen, sie als solche zu behandeln.