Wie frage ich höflich nach der "Dringlichkeit" einer Arbeitsanfrage - d.h. bis zu welchem Datum sollte sie abgeschlossen sein?

Sobald Ihnen die Arbeit zugeteilt wird, erhalten Sie, falls Sie keine Frist haben, eine. Das klingt, als wären Sie in einer unterstützenden Rolle und könnten eine Reihe anderer Personen im Unternehmen unterstützen. Jeder Aufgabe, die Sie haben, sollte ein Abgabetermin zugewiesen werden. Wenn Ihnen eine Arbeit zugewiesen wird, für die es kein Fälligkeitsdatum gibt, müssen Sie darum bitten.

Ich würde die Bitte ähnlich formulieren wie:

Bis wann kann ich das spätestens erledigen, und Sie müssen trotzdem Ihre Zeitpläne einhalten?

Wenn Sie Ihren Bedarf so formulieren, zeigt das, dass Ihnen daran gelegen ist, dem von Ihnen unterstützten Projekt zu helfen, seine Bedürfnisse zu erfüllen, aber es zeigt auch, dass Sie andere Arbeit mit anderen Fälligkeitsterminen haben.

Wenn Sie vor der Übernahme der Projektmitarbeiter irgendeine Art von Arbeit unterstützen müssen, sollte der Projektleiter in der Lage sein, herauszufinden, welches das späteste Datum ist, an dem Sie Ihre Arbeit jemandem aus dem Projektteam übergeben können, um Terminverzögerungen zu vermeiden.

Ich würde auch erwägen, Ihren Manager hinzuzuziehen, um den Prozess zu straffen, insbesondere wenn Sie häufig Aufgaben ohne Fälligkeitstermine oder mit unangemessenen Fälligkeitsterminen erhalten. Jede Anfrage an die IT-Abteilung sollte mit einem “Abschluss bis spätestens” Datum versehen sein. Die Personen, die die Anträge bei Ihrer Abteilung einreichen, sollten sich auch darüber im Klaren sein, wie lange es dauern wird, bis Sie die Arbeit erledigt haben - die Differenz zwischen dem Datum des Antrags und dem Abschlussdatum sollte nicht kürzer sein als die Mindestzeit für die Erledigung der Aufgabe. Jedes Projekt, das Ihre Unterstützung benötigt, muss sich darüber im Klaren sein, dass Sie mehrere Projekte unterstützen und dass Sie deren Bedürfnisse so früh wie möglich mitteilen müssen, damit die benötigte Zeit und die benötigten Ressourcen effektiv eingeplant werden können.

Ich könnte mich irren, aber für mich klingt es so, als hätten Sie mehrere PMs, die Ihnen alle Arbeit zu erledigen geben - in diesem Fall sollten Sie meiner Meinung nach überhaupt nicht nach der Frist fragen, sondern Ihre Kunden an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten weiterleiten, dessen Aufgabe es ist, Prioritäten für Ihre gesamte Arbeit zu setzen (und Fristen zuzuweisen).

Das Problem, wenn man “Deadlines” von mehreren Personen erhält, besteht darin, dass jede einzelne Person immer zu 100% glauben wird, dass ihre Anfrage wichtiger ist als alle anderen, und sie werden nicht wissen oder sich nicht darum kümmern, dass Sie Anfragen von vier oder fünf anderen Personen zur gleichen Zeit erhalten. Sie haben also eine einzelne Person, die alle Anfragen durchläuft, und diese einzelne Person braucht genügend Einfluss, um die Anfrage einer Person gegenüber allen anderen priorisieren zu können.

Siehe auch die Antwort in diesem Thread: Nein zu Projektleitern sagen? “.

Andere haben bereits erwähnt, dass es keinen Grund gibt, bei der Frage nach der Priorität der Aufgabe zu zögern. Es gibt jedoch noch eine andere Überlegung, die den Antworten zu entgehen scheint:

Sie sollten die Aufgabe schätzen, bevor Sie sich auf die Frist einigen. Da jede Aufgabe das Ergebnis einer gegenseitigen Vereinbarung ist, sollten Sie nicht blind irgendeine Frist akzeptieren. Stattdessen sollten Sie

1. Versuchen Sie, die Aufgabe zu schätzen und herauszufinden, welche Ressourcen (einschließlich Zeit) Sie für die Durchführung der Aufgabe benötigen;
2. Obwohl die Schätzung normalerweise eine Aufgabe von hoher Priorität sein sollte, sollte sie Ihre anderen Aufgaben nicht unterbrechen. Wenn dies der Fall ist, machen Sie eine Schätzung zu einer separaten Aufgabe und verhandeln Sie darüber ;
3. Wenn die Aufgabe aufteilbar ist, sollten Sie diese Tatsache nicht ignorieren, da die Analyse von Teilen die Genauigkeit Ihrer Schätzung verbessern würde;
4. Wenn die Schätzung fertig ist, denken Sie sich die Lösungen aus, die in den anderen Antworten angegeben sind;
5. wenn die gegebene Aufgabe es erfordert, andere Aufgaben, die Ihnen vorher zugewiesen wurden, zu verzögern, vergessen Sie nicht, diese Tatsache mit denjenigen zu verhandeln, die auf Ihre Ergebnisse für andere Aufgaben warten, da sie vielleicht nicht glücklich darüber sind, dass Sie zu spät kommen.

Man versucht nicht herauszufinden, wann der Stichtag ist, man fragt einfach. Jede Spekulation Ihrerseits wird wahrscheinlich falsch sein, und selbst wenn Sie es hin und wieder richtig machen, sind Fristen nicht wirklich etwas, worüber Sie spekulieren sollten.

Fragen Sie einfach. Wenn die Antwort lautet: “Tun Sie es so schnell wie möglich”, dann tun Sie es so schnell wie möglich.

Sie sollten sich nicht darauf konzentrieren, nach einem Mindesthaltbarkeitsdatum zu fragen - Sie sammeln nur Informationen, um Ihren Kunden besser bedienen zu können.

Sie müssen vorsichtig sein, wenn Sie einen Termin zusagen, und Sie können dies nicht tun, bis Sie wissen -

1. wie lange der Auftrag dauern wird, und
2. wann Sie diese Zeit zur Verfügung haben.

Sobald Sie diese beiden Daten haben, können Sie sich sicher auf ein bestimmtes Datum festlegen.

Wenn Sie also den Kunden fragen, wann er es wünscht, dann sammeln Sie entweder nur Informationen und gehen keine Verpflichtung ein (machen Sie das klar), oder Sie können dem Kunden sagen, ob Sie den Termin einhalten können oder nicht.

Wenn Sie sich nicht ehrlich auf den Termin festlegen können, den der Kunde wünscht, dann muss verhandelt werden, welche Aufgaben Sie wann erledigen. Wer das tut, muss die allgemeinen Prioritäten verstehen.

Auch tut es mir leid, aber ich denke, Sie fragen am besten einfach, wann es erforderlich ist, anstatt nach dem ‘spätesten Termin, an dem Sie das brauchen’ oder was auch immer zu fragen. Seien Sie einfach ehrlich und offen.

Deadlines und ASAP sind als Planungsinstrument nicht sehr nützlich: Den Termin zu machen bedeutet, etwas anderes zu kompromittieren.

Häufig sind Sie am besten in der Lage, die relative Dringlichkeit aller Ihnen zur Verfügung stehenden Arbeiten zu beurteilen, aber es ist die Entscheidung Ihres Chefs, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren. Sie geben Ihrem Chef die Information:

Aufgabe A ist wichtig, wird aber viel Zeit in Anspruch nehmen; ich sollte 80 % davon in 20 % der Zeit erledigen und dann weitermachen.

Aufgabe B ist nicht so wichtig, aber es geht sehr schnell; ich sollte sie zuerst erledigen.

Dann liegt es an Ihrem Chef, Sie auf der Grundlage eines breiteren Verständnisses der Bedürfnisse des Unternehmens zu korrigieren:

Ja, machen Sie zuerst Aufgabe B, aber dann machen Sie mit der gesamten Aufgabe A weiter, auch wenn es lange dauern wird.

In dem Fall, nach dem Sie fragen, scheint es jedoch so, als wüssten Sie nicht, wie Sie diese Arbeit priorisieren sollen, also fragen Sie:

Ich denke, Aufgabe A wird so lange dauern, aber ich bin mir nicht sicher, wie ich sie im Vergleich zu Aufgabe B, C und D priorisieren soll.

Ich hatte es mit Managern zu tun, die wie die Kunden klingen, mit denen Sie offenbar zu tun haben. Ich achte immer darauf, drei Dinge von ihnen zu bekommen:

• Welches ist das Fälligkeitsdatum dafür?

• Was ist meine Leistung?

• Welche Aufgaben sollte ich fallen lassen, um dies zu erreichen?

Die letzte geht vielleicht an Ihren direkten Vorgesetzten, aber alle drei sind wichtig. Die meisten Manager / Kunden werden davon ausgehen, dass alle Tickets wichtig sind, bis sie gezwungen sind, alle drei Aspekte einer Aufgabe zu berücksichtigen.

Der erste ist leicht zu leichtfertig (‘Gestern!’), aber der zweite und dritte zwingen sie, ihr Anliegen zu artikulieren und ihre Lieblinge zu töten. Mehr als einmal wurde mir ein Ticket mit der höchsten Priorität zugeteilt, das aber zurückgezogen wurde, nachdem der Manager erkannte, dass sie nicht wussten, was sie eigentlich wollten, oder dass sie nicht bereit waren, die Arbeit an einem anderen Ticket einzustellen, um dieses Ticket zu verwirklichen.