Wie beantrage ich ein Treffen mit jemandem, den ich nicht kenne?

Wenn jemand, den ich nicht kenne, ein Einzelgespräch mit mir vereinbaren würde, wäre ich sehr verwirrt, und ich würde annehmen, dass es ein Fehler war. Wahrscheinlich würde ich es zunächst ignorieren, in der Hoffnung, dass der Absender seinen Fehler korrigieren würde. Nach einer gewissen Zeit, wenn er nicht verschwindet, würde ich das Treffen kommentarlos ablehnen.

Vielleicht bin ich in der Minderheit, aber das ist mir bisher nur bei sehr seltenen Gelegenheiten passiert. Die Leute stellen sich immer zuerst vor, wodurch jede Verwirrung vermieden wird. Das ist wirklich das Beste, was man tun kann. Schicken Sie eine E-Mail, in der Sie sagen, dass Sie ein Treffen vereinbaren möchten, und stellen Sie sicher, dass Sie sagen, warum. Wenn Sie die Möglichkeit haben, ihren Terminplan einzusehen, schlagen Sie eine Uhrzeit vor.

Am besten vermeiden Sie Verwirrung und stellen Sie keine Vermutungen an.

Ich bin oft am Ende dieser Art von Einladungen. Am besten funktioniert aus meiner Sicht eine Einladung mit Ausblick, die eine Einführung, Ziele und Tagesordnung für das Treffen enthält (die alle Eingeladenen sowieso schon haben sollten!),

Etwas wie:

“Hi, ich bin Bob und ich bin der neue Praktikant in der Abteilung xyz. Mein Vorgesetzter dachte, es wäre eine gute Idee, sich mit Ihnen zu treffen, um mehr über die Abteilung abc zu erfahren. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie sich eine halbe Stunde Zeit nehmen könnten für eine kurze Begrüßung und ein paar Einführungen in Ihre Welt. Wenn diese Zeit nicht funktioniert, kann ich gerne einen neuen Termin vereinbaren”

Damit geht es für mich am schnellsten und einfachsten: Ich verstehe schnell, worum es hier geht, und wenn alles in Ordnung ist, kann ich einfach auf “annehmen” drücken oder anderweitig eine schnelle Antwort für eine Ablehnung oder Anpassung geben. Wenn möglich, würde ich etwas vermeiden, das mehrere Mitteilungen erfordert. Wenn Sie in einer Nachricht erledigt werden können, erledigen Sie es in einer Nachricht.

Dies wird je nach Kultur sehr unterschiedlich sein.

Als Amerikaner macht es mir zum Beispiel nichts aus, einfach ein Treffen mit jemandem zu veranstalten, den ich noch nie getroffen habe. Es ist mir eigentlich egal, wenn andere das mit mir machen (solange ich den Kontext dafür habe, warum sie das tun). Das ist in direkten Kulturen ziemlich üblich.

Mein Chef kommt jedoch nicht aus einem westlichen Land. Er fühlt sich wirklich unwohl, wenn Leute willkürlich Treffen mit ihm arrangieren, weil das sehr unpersönlich und stumpf/abrupt ist. Er würde sich viel wohler fühlen, wenn er zunächst in einer Einführungs-E-Mail darum bittet, ein Treffen zu arrangieren. Oder wenn ihnen jemand persönlich vorgestellt würde, zuerst.

Verallgemeinernd gesagt, die westliche Kultur ist direkt und schätzt das Geschäftliche zuerst, die Beziehung an zweiter Stelle. Leuten mit diesem Hintergrund wird es wahrscheinlich egal sein, ob Sie zufällig ein Treffen vereinbaren (solange Sie nicht ihre Zeit verschwenden). Menschen aus weniger direkten und eher beziehungsorientierten Kulturen wird es viel mehr interessieren, wie Sie dies tun. Für sie ist die Beziehung wichtig.

Im Grunde wird es sehr stark von der Kultur abhängen. Sowohl von Ihrem Unternehmen als auch von einem gewissen Einfluss aus dem Hintergrund aller Beteiligten.

Ihre beste Antwort wird sein, Ihren Chef zu fragen. Er sollte ein gutes Gespür für Ihre interne Unternehmenskultur haben, die Leute vielleicht kennen und eine kontextspezifischere Antwort geben können.

Wie ich vorgehen würde (und was ich tun würde):

• Senden Sie eine Einführungs-E-Mail, in der Sie sagen: “Mein Chef schlug vor, dass ich mich bezüglich X an Sie wende. Kann ich 30 Minuten in unserem Kalender einplanen, um darüber zu sprechen?”
• Nachdem Sie eine Antwort erhalten haben, senden Sie eine Besprechungsbenachrichtigung

Wenn Sie eine Besprechung ohne die Einführungs-E-Mail senden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Kontext angeben, dass 1) Ihr Chef es vorgeschlagen hat und 2) warum Sie sich treffen.

Ganz gleich, welche Kommunikationstechnologie Sie einsetzen, Sie wollen die Person davon überzeugen, dass sich das Treffen lohnt. Sie sollten darüber nachdenken, welchen Wert das Treffen hat. Hilft es ihnen bei ihrer Arbeit? Wahrscheinlich nicht. Sie wollen ihnen zeigen, dass es der Organisation helfen wird und dass Sie ihre Zeit respektiert haben. Sie sollten Ihre Fragen vorbereiten, damit das Treffen Ihnen die Antworten gibt, die Sie suchen. Es wäre hilfreich, zu zeigen, dass Sie das getan haben. Wenn Sie das tun, werden Ihnen viele Menschen gerne helfen.

Eine Geschichte, die zeigt, wovon ich spreche. Ich erhielt einen Anruf von einem sehr jungen Ingenieur. Sie fragte, wie wir bestimmte Probleme in meinem Programm gelöst hätten, damit sie das auf ihr Programm anwenden könne. Sie hatte die Zeichnungen sorgfältig studiert und eine Liste mit spezifischen Fragen vorbereiten lassen. Ich beantwortete die, die ich beantworten konnte, und verwies sie an Leute, die die anderen beantworten konnten. Wir verbrachten 20 Minuten am Telefon. Ich war glücklich, dass ich ihr und unserem Unternehmen bei der Lösung ihrer Probleme geholfen hatte. Ihre Vorbereitung hatte den Anruf sehr produktiv gemacht.

Ich würde versuchen, in Outlook nachzusehen, ob Sie ihren Terminplan einsehen können, so dass bei der Buchung eines Treffens nicht bereits etwas vorhanden ist.

Wenn das nicht funktioniert, würde ich wahrscheinlich vorschlagen, zu ihrem Schreibtisch zu gehen, damit sie schnell ihre Verfügbarkeit nachschlagen können, vorausgesetzt, diese Treffen finden bald statt. Wenn es für Sie in Ordnung ist, lange zu warten, dann gehe ich vielleicht zu E-Mail, was vielleicht der Weg mit der geringsten Priorität ist. Dies kann auch die Bedeutung des Treffens vermitteln, da E-Mail an einigen Stellen ignoriert werden kann, zumindest nach dem, was ich in meinen Arbeitsjahren gesehen habe.

IM macht nur dann Sinn, wenn die Leute dafür bekannt sind, dass sie es benutzen, und ist eine Möglichkeit, jemanden zu erreichen. Wenn ein Vorgesetzter in 90% der Fälle eine Besprechung hat, kann es sein, dass eine IM besser ist als eine gewöhnliche E-Mail. Andernfalls kann sie nicht viel bewirken.