Wie kann ich alle Mitarbeiter effizient dazu bringen, eine Richtlinie zu lesen und abzuzeichnen?

Zunächst einmal sehe ich hier zwei sehr unterschiedliche Themen und in Wahrheit zwei sehr unterschiedliche Fragen.

1. Wie höre ich auf, meine Zeit mit einem sehr manuellen Prozess zu verschwenden?
2. Wie bekomme ich widerwillige oder zögerliche Mitarbeiter dazu, zu erklären, dass sie eine Richtlinie gelesen haben?

In diesem speziellen Fall kann die Beantwortung der ersten Frage den größten Teil des zweiten Problems lösen.

Ihre Richtlinien sind bereits in SharePoint, es ist archaisch, dass Sie dem von Ihnen beschriebenen manuellen Prozess folgen. In SharePoint haben Sie die Tools und die Infrastruktur, die Sie benötigen, um diesen Prozess leicht zu automatisieren.

SharePoint ist durchaus in der Lage, E-Mails zu versenden, Eingaben zu sammeln und Benutzeraktionen zu verfolgen. Es kann auch die notwendigen Erinnerungen für diejenigen senden, die den Prozess nicht abgeschlossen haben. Mit ein paar Stunden Zeitaufwand durch einen SharePoint-Administrator ließe sich der gesamte Prozess leicht automatisieren und Sie von einer offensichtlich sehr mühsamen Aufgabe entlasten.

Je nachdem, wie SharePoint in Ihre Gesamtinfrastruktur integriert ist, könnten Sie einen Mitarbeiter auch leicht dazu zwingen, eine bestimmte Aktion abzuschließen, bevor Sie ihm erlauben, mit seiner anderen täglichen Arbeit fortzufahren. Zum Beispiel eine Anmeldeaktion, die das Formular jeden Morgen öffnet, wenn sie sich anmelden, um den Arbeitstag zu beginnen.

Stephens Antwort ist vom Automatisierungsstandpunkt aus perfekt - und er scheint mehr über die Nuancen von Sharepoint zu wissen als ich… aber ich stimme zu, dass es absolut einen Weg gibt, Sharepoint alles tun zu lassen, was Sie jetzt tun!

Ich wollte noch ein Aber hinzufügen, obwohl Sie vielleicht dafür plädieren sollten, noch einmal zu überdenken, was Sie signieren müssen und warum. Wenn Sie Dinge sehr, sehr häufig signieren lassen, verursachen Sie wahrscheinlich sehr viel Arbeit für sehr wenig Firmennutzen, denn nach zu vielen Signaturanfragen fangen die Leute an, so ziemlich alles zu signieren, was das ursprüngliche Ziel, eine Empfangs- und Verständnisanzeige zu haben, übertrumpft.

Ich habe gesehen, dass Firmen ihre signierten Dokumente zur besseren Wirkung wie folgt einteilen:

• es ist uns egal, ob sie zustimmen, wir müssen nur wissen, dass sie es bekommen haben - überlegen Sie sich ein Rückgabe-Empfangsformat - machbar entweder in Sharepoint oder in den meisten Firmen-E-Mail-Clients. Dazu ist keine digitale Signatur erforderlich, sondern nur ein Nachweis über das Öffnen der Mail. Großartig für Fälle, in denen die Wahrheit lautet: “Uns ist es egal, ob Sie zustimmen, es sind die Regeln”

• uns ist es wichtig, dass die Mitarbeiter die neue Richtlinie sowohl erhalten haben als auch in der Lage sind, sie zu befolgen - statt einer Signatur können Sie auch ein Quiz in Erwägung ziehen (so nervig es auch ist). Es gibt Schulungssysteme, mit denen Sie diese Art von Format strukturieren können - dem Mitarbeiter wird die Richtlinie vorgestellt und er beantwortet dann ein paar “Quiz”-Fragen, um zu zeigen, dass er sie gelesen und verstanden hat. Ich habe gesehen, dass es für Sicherheitsrichtlinien mit hoher Priorität, Richtlinien zu sexueller Belästigung, Sicherheitsregeln und andere Dinge verwendet wird, bei denen das Unternehmen der Meinung ist, dass es sehr schlimm wäre, wenn die Mitarbeiter die Richtlinien nicht befolgen würden, weil sie damit mehr Menschen als nur sich selbst verletzen würden.

• wir werden kündigen oder weitere Maßnahmen ergreifen, wenn die Richtlinien nicht gelesen und befolgt werden - Sie können in Erwägung ziehen, Manager in Ihren Ärgerzyklus mit einzubeziehen. Verfolgen Sie die Mitarbeiter, die nicht unterschrieben haben, und bitten Sie ihren Manager, dem nachzugehen. Machen Sie die Manager mit verspäteten Mitarbeitern für das obere Management sichtbar, nachdem der erste Ping an die Manager nicht erfolgreich war. Machen Sie es zu einem Teil der organisatorischen Priorität und machen Sie deutlich, dass die Nichtunterzeichnung der Richtlinie bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit nicht tun.

In den USA hätten Sie mehrere Möglichkeiten, aber Sie sollten sie von der Rechtsabteilung des Unternehmens überprüfen lassen, um sicherzustellen, dass sie dem Gesetz entsprechen.

1. Elektronische Zustellung der Dokumente
2. Postzustellung der Dokumente mit Rückschein erforderlich. Sie müssen für das Dokument unterschreiben. US-Gerichte haben entschieden, daß die Unterschrift ausreicht, um zu beweisen, daß sie die Dokumente erhalten haben. Sie hätten sie in den Papierkorb werfen können, aber das ist ihre Entscheidung, das Dokument, für das sie gerade unterschrieben haben, zu ignorieren.

Die Kernfrage ist, was passiert, wenn sie nicht unterschreiben.

• Wenn sie sich weigern, jemals zu unterschreiben, gilt die Richtlinie dann immer noch für sie? zum Beispiel jährliche Überprüfungen im Sommer vs. im Frühjahr.
• Müssen sie sich entscheiden: Entscheiden sie sich für die neue Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und verdienen X Stunden pro Woche, oder bleiben sie bei der alten Lohnfortzahlung und erhalten jedes Jahr Y Stunden als Pauschalbetrag. Neue Mitarbeiter haben keine Wahl, sie bekommen die neue Police.
• Hat die neue Police Kosten: Zum Beispiel haben Sie jetzt eine Sehkraft-Versicherung und wir möchten, dass Sie einen Arzt auswählen, aber die neue Versicherung kostet Geld. Keine Vereinbarung bedeutet keine Kostenübernahme.

Manchmal können Sie eine der erzwungenen Zustellungsmethoden verwenden, wobei in dem Schreiben steht, dass die neue Police in 60 Tagen beginnt. Wenn Sie sich abmelden wollen, tun Sie dies innerhalb von 30 Tagen. Dann machen Sie weiter und bewahren Sie den Zustellnachweis in jeder Mitarbeitermappe auf.

Wenn das Arbeitsverhältnis in Ihrer Gerichtsbarkeit willkürlich ist, ist die hartnäckige Weigerung, die Police überhaupt anzuerkennen, kein Problem, es kann durch Kündigung des Arbeitsverhältnisses gelöst werden.

Wenn es Ihnen nichts ausmacht, sich nach einer kostengünstigen Lösung eines Drittanbieters umzusehen, dann sollten Sie DocRead für SharePoint in Betracht ziehen, es ist perfekt für Ihre missliche Lage!

Mit DocRead können Sie jedes beliebige Dokument (in diesem Fall eine Richtlinie) an eine oder mehrere Benutzergruppen senden. Als Herausgeber können Sie festlegen, wie lange die Mitarbeiter (in diesen Gruppen) diese Dokumente lesen und unterschreiben sollen.

DocRead hilft Ihnen auch beim Einsteigen, da es geschickt erkennt, ob jemand neu in einer Gruppe ist, und ihm die Lektüre zuweist, die er den anderen Gruppenmitgliedern gegeben hat. Sie können die Lektüre als ‘Erforderlich’ (Muss gelesen werden) oder ‘Empfohlen’ (Sollte gelesen werden) einstellen.

Wir haben auch eine Reihe von Berichten (Zugriff über SharePoint), mit denen Sie sehen können, wer Ihre Dokumente gelesen hat und wer nicht.

Für jeden Mitarbeiter, der Ihr Dokument akzeptiert (oder nicht akzeptiert), stellen wir eine Quittung für Prüfungszwecke aus.

Schließlich automatisieren wir auch alle E-Mails, die versendet werden, wenn das Dokument zugewiesen, bestätigt und überfällig ist.

Wenn Sie mehr wissen möchten, schauen Sie sich bitte DocRead for SharePoint an, oder lesen Sie für ein spezifischeres Beispiel How to get employees to read your staff handbook ’.

_ disclaimer : Ich entwickle das Produkt DocRead für SharePoint._

Mein Unternehmen (und andere große Unternehmen, in denen ich gearbeitet habe) verfügt über Software, um mit dieser Art von “eine Reaktion ist erforderlich”-Situation umzugehen.

Wir werden per E-Mail über neue und geänderte Richtlinien informiert. Wir werden zu einer Website weitergeleitet, auf der wir die Richtlinien lesen und uns durch Anklicken einer Schaltfläche am unteren Rand des Dokuments “abmelden” müssen. Diese “Abmeldung” wird im System festgehalten.

Wenn sich eine Person nicht bis zum festgelegten Zeitpunkt abgemeldet hat, wird ein böses Gramm an die Person und ihren Vorgesetzten geschickt. Das “Böse-Gramm” wird so lange wiederholt, bis die Abzeichnung aufgezeichnet ist, und eskaliert im Laufe der Zeit in den höheren Rängen des Managements.

Dies scheint wirksam zu sein, um schließlich Abzeichnungen zu erhalten.

Was es nicht bewirkt, ist sicherzustellen, dass jeder das Dokument tatsächlich liest und versteht, da die meisten Leute einfach schnell zum Ende scrollen und auf die Schaltfläche zum Abzeichnen klicken. Um dieses Problem zu “lösen”, hat das Unternehmen einen ähnlichen Mechanismus, zu dem auch “Quizzes” mit bestandenen Noten gehören. Diese Methode wird für umfangreichere Richtlinien und für den jährlichen Bedarf zur Einhaltung von Vorschriften verwendet.

Als Nicht-HR-Person kommt mir das alles ziemlich albern vor, aber es scheint zu erreichen, was auch immer die Personalabteilung zu erreichen versucht.

Sie sollten mit Ihrer IT-Abteilung über solche Systeme sprechen. Möglicherweise haben sie bereits eines, oder sie könnten nach einem System suchen, das Ihren Bedürfnissen im Rahmen Ihres Budgets entspricht. Ich weiß, dass es einige gibt, die Sie bauen könnten, einige, die Sie für den internen Betrieb kaufen könnten, und einige, die extern gehostet werden.

Viel Glück.

Ich habe schon früher Anreize für solche Dinge genutzt, wie z.B. “jeder, der vor dem Datum X liest und unterschreibt, nimmt an der Verlosung eines zusätzlichen Urlaubstages, einer Flasche Champagner, eines Gutscheins für ein Abendessen für zwei Personen, was auch immer, teil”. Minimale Kosten, und es ist wichtig, sich etwas auszusuchen, das Ihre Belegschaft auf breiter Basis anspricht.

Ich habe auch Clowns in den Richtlinien gelassen, um herauszufinden, wer sie tatsächlich liest (im Gegensatz zur bloßen Unterschrift, um zu sagen, dass er sie gelesen hat), entweder in Form von delibarete irren oder in einem Fall, auf den ich besonders stolz bin, einschließlich einer Klausel, die besagt, dass jeder Mitarbeiter einen Bart pflegt. Das war in einer Grundschule mit ausschließlich weiblichem Personal…