Eine E-Mail an eine falsche Person gesendet. Wie kann ich mich korrigieren und mich von der Situation erholen?

Sie schreiben:

Alle, auch der Topmanager, sagten mir: “Mach dir keine Sorgen, das passiert jedem”, …

Mein Rat ist, ihnen zu glauben. Ausgehend von dem, was Sie hier geschrieben haben (und es könnte andere Details geben, die wir nicht haben), denke ich, dass Sie überreagieren, vor allem, wenn Sie darum bitten, von dem Projekt des Kunden zurückzutreten.

Ich habe mindestens einmal etwas Ähnliches getan. Ich habe auf eine E-Mail geantwortet und einige firmeninterne Informationen erwähnt, die nicht an jeden auf der Cc-Liste hätten weitergegeben werden dürfen. Es war ein Fehler, man wies mich darauf hin, ich war ein wenig verlegen - und ich machte weiter und war von diesem Zeitpunkt an vorsichtiger.

Es klingt, als wäre dies vor einiger Zeit geschehen, also wäre es wahrscheinlich nicht sinnvoll, an dieser Stelle mit dem Kunden zu kommunizieren. Es besteht eine sehr gute Chance, dass der Kunde es zu diesem Zeitpunkt einfach ignoriert hat, und es dem Kunden wieder zur Kenntnis zu bringen, wird die Situation wahrscheinlich nicht verbessern.

Wäre es erst vor kurzem passiert, wäre die beste Vorgehensweise, Ihren Vorgesetzten zu fragen, was zu tun ist. Vielleicht wäre eine schnelle Reaktion auf den Kunden, in der er erklärt, was passiert ist, und ihn höflich bittet, die E-Mail zu löschen, angebracht gewesen. Ich würde nicht mit dem Kunden darüber kommunizieren, ohne vorher mit dem Management zu sprechen.

Überlegen Sie es sich. Wenn Sie selbst ein Topmanager wären und jemand, der unter Ihnen arbeitet, diese Art von ehrlichem Fehler gemacht hätte, wie würden Sie reagieren? Würden Sie sie wütend aus dem Projekt entfernen oder würden Sie ihnen einfach sagen: “Machen Sie sich keine Sorgen, das passiert jedem”, und tun, was nötig ist (wenn überhaupt!), um die Dinge zu bereinigen? Angenommen, Letzteres ist der Fall, warum sollten Sie dann härter zu sich selbst sein als zu jemand anderem - oder als Ihr Vorgesetzter zu Ihnen?

Fragen Sie sich, ob Ihre Reaktion auf diesen Fehler mehr Schaden anrichtet als der Fehler selbst.

Jeder Mensch macht Fehler. Die Einzigen, die nicht hin und wieder einen Fehler machen, sind diejenigen, die es nicht einmal versuchen.

Was die Kompetenten von den Inkompetenten unterscheidet, ist die Art und Weise, wie wir mit unseren Fehlern umgehen.

Wenn man einen Fehler macht, ist die richtige Art zu handeln:

1. Schaden schnell und effektiv minimieren

2. Informieren Sie die Betroffenen und zeigen Sie, dass Sie die Situation unter Kontrolle haben (es sei denn, Sie haben sie nicht unter Kontrolle, was ein neuer Fehler wäre, auf den reagiert werden muss)

3. Treffen Sie Vorkehrungen, um zu verhindern, dass der Fehler in Zukunft passiert

4. Wenn Sie aufgefordert werden, einen Bericht über den Vorfall abzugeben, konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie reagiert haben, und nicht darauf, sich zu entschuldigen.

Falscher Appoach wäre:

1. Tun Sie so, als sei nichts geschehen

2. Wenn die Situation nicht ignoriert werden kann, fragen Sie hilflos den Vorgesetzten, was zu tun ist

3. Entschuldigen Sie sich, aber tun Sie nicht wirklich aktiv etwas, um den Fehler zu beheben

4. Tun Sie sinnlose Selbstbestrafung, wie z.B. den Rücktritt von einem Posten, ohne dazu gezwungen zu werden.

Wenn man bedenkt, dass Informationen, die auf elektronischem Wege verschickt werden, da draußen sind und Sie sie nicht zurückbekommen werden, denke ich, dass der beste Weg, dies für Sie selbst zu lösen, darin besteht, sich zu fragen, was Sie zu erreichen hoffen.

Wollen Sie Ihr Gesicht wahren? Wenn ja, ist Ehrlichkeit vielleicht die beste Politik. Schicken Sie ihnen noch einmal eine E-Mail, sagen Sie ihnen, es sei für jemand anderen bestimmt, und entschuldigen Sie sich. Hoffentlich werden sie ein ehrliches Eingeständnis des Fehlers in Betracht ziehen, um den Fehler selbst auszugleichen.

Wollen Sie die weitere Verbreitung der Informationen verhindern? Nochmals, da Sie elektronische Informationen nicht ‘zurück’ bekommen können, ist Ihre einzige Möglichkeit hier, ihnen noch einmal eine E-Mail zu schicken, ihnen zu sagen, was passiert ist, und sie zu fragen, ob es ihnen nichts ausmachen würde, die E-Mail zu löschen und sie zu vergessen. Natürlich gibt es keine Garantie, dass sie das tun werden.

Denken Sie aber daran, dass eine erneute Kontaktaufnahme sie nur dazu bringen könnte, die E-Mail erneut zu lesen, und damit lenken Sie nur noch mehr Aufmerksamkeit auf die Informationen. Sie könnten in Erwägung ziehen, sie einfach loszulassen, wohl wissend, dass der Kunde wahrscheinlich gemerkt hat, dass sie irrtümlich versendet wurde, und sie gelöscht hat…

Konzentrieren Sie sich auf den Wert, den Sie heute liefern und in Zukunft liefern werden. Jeder macht Fehler, aber Tatsache ist, dass Sie für Ihren Arbeitgeber und Ihre Kunden immer noch wertvoll sind, weil Sie gut in Ihrem Job sind. Was Sie tun müssen, ist, sich darauf zu konzentrieren, wie Sie in Ihrer gegenwärtigen Situation mehr Wert liefern, was auch immer diese Situation ist. Die Vergangenheit ist vorbei und ändert nichts daran, welchen Wert Sie heute liefern können.

In der unmittelbaren Folge eines solchen Fehlers ist die Antwort die gleiche, aber es lohnt sich, sich der Situation zu stellen, die beteiligten Personen zu kontaktieren, sicherzustellen, dass keine Geheimnisse mehr aus dem Gebälk kommen und Sie später beißen (vielleicht sogar den beteiligten Kunden informieren, vor allem, wenn es möglich ist, dass der Kunde, den Sie per E-Mail angeschrieben haben, den Kunden, um den es ging, identifizieren konnte), und sicherzustellen, dass alle Schmerzen der Vergangenheit angehören. Stellen Sie sich dem wie ein Chef, und machen Sie sich dann an die Arbeit, um eine großartige Arbeit zu leisten.

Eine gute Möglichkeit, darüber hinauszugehen, besteht darin, aus dieser Erfahrung zu lernen und E-Mail-Regeln aufzustellen.

Ich habe in Outlook Regeln aufgestellt, die jeder E-Mail, die an eine externe Domäne gesendet wird, eine 5-minütige Verzögerung hinzufügen. Ich habe auch einen Regelsatz, der die Exec-Assistenten steuert und alle E-Mails verzögert, die an unsere Cxx-Level-Executives innerhalb meines Unternehmens gesendet werden. Dadurch erhalten ihre Ausführungsassistenten eine Vorwarnung, was sie in einer Minute zu erledigen haben, und die Verzögerungen bieten mir Schutz, wenn ich auf Senden drücke und feststelle, dass es einen größeren Tippfehler gab oder ich diese Person hätte kopieren sollen/sollte, kann ich die E-Mail immer noch stoppen, bevor sie gesendet wird.

Es ist einfacher, eine E-Mail vor dem Senden zu stoppen, als eine Nachricht abzurufen, besonders bei Adressen außerhalb Ihres Servers.