Ich würde einfach und kurz die Umstände erklären und die Person fragen, ob sie ihren Teil überprüfen würde. Natürlich unter Offenlassung der Möglichkeit, dass es sich um den Fehler eines anderen (einschließlich Ihres eigenen) handelt.

Sofern die andere Person nicht völlig jähzornig ist, sollte dies akzeptabel sein.

Seien Sie höflich, sympathisch und verständnisvoll. Sie haben bereits erklärt, dass Sie nicht der Meinung sind, dass dies beabsichtigt war und dass Sie keine Unannehmlichkeiten hatten.

Ein gutes Beispiel für das, was Sie sagen könnten, wäre:

“Hallo {Person},

Danke für die Zusendung der {Datei} Ich habe darum gebeten. Haben Sie zufällig aktuellere Versionen? Die, die Sie mir geschickt haben, ist identisch mit meiner, und ich habe mich gefragt, ob mein Exemplar bereits auf dem neuesten Stand ist. Es ist durchaus möglich, dass das der Fall ist, aber ich möchte nur sichergehen. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir Bescheid sagen und mir eine aktuellere Version zukommen lassen könnten. Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten, vor allem, wenn sich herausstellt, dass ich mich bei den Dateiversionen ursprünglich geirrt habe.

Einen schönen Tag noch und nochmals vielen Dank!

~!Acolyte”

Überprüfen Sie, ob es sich um einen Fehler handelt

Stellen Sie sicher, dass Sie auf den richtigen Link geklickt haben. Verwenden Sie Dokumente vergleichen, um sicherzustellen, dass es keine Änderungen gibt (oder verwenden Sie eine Prüfsumme, wie Sie es getan haben). Bevor Sie eine Anfrage stellen und eine Schlussfolgerung veranlassen, tun Sie Ihre Sorgfaltspflicht, um sich einige Kopfschmerzen zu ersparen.

Das Problem mit der E-Mail

E-Mail ist ein wirklich sehr unordentliches Medium. Sie versenden an mehrere Personen gleichzeitig, von denen Sie einige vielleicht nicht kennen, und der Tonfall ist nicht dabei. Das bedeutet, dass es eine Spielwiese für dumme Manager und Leute ist, die zu groß für ihre Hosen sind, um im Kontext der E-Mail zu lesen, was immer sie wollen.

Aus diesem Grund schlage ich eine schnelle IM oder einen Telefonanruf vor (zu einer minimal aufdringlichen Zeit, wie z.B. gleich morgens oder kurz nach dem Mittagessen). Das erlaubt es Ihnen, direkt mit der Person zu sprechen, es ihr zu erleichtern, den Fehler sofort zu beheben (und nicht zu einer weiteren Anfrage im Posteingang zu werden), und Ihren Tonfall Informationen übermitteln zu lassen, die in einer E-Mail verloren gegangen sind.

Wenn Sie eine E-Mail senden, empfehle ich dringend, sie nur an die Person zu senden, die die Datei gesendet hat. Entfernen Sie alle CCs, und senden Sie einfach eine kurze, einfache E-Mail wie:

Hey John, ich habe die Datei, die Sie gestern geschickt haben, doppelt geprüft, aber sie wurde seit dem letzten Mal nicht mehr aktualisiert. Könnten Sie bei Gelegenheit einen Blick darauf werfen und sie bei Bedarf aktualisieren? Danke.

Die Schlüssel sind:

1. Erklären Sie, dass Sie bereits angekreuzt haben. 2. Geben Sie ihnen eine klare Aktion
2. Fügen Sie keine negative Sprache ein, die Schuld zuweist

E-Mails fühlen sich von Natur aus “ernst” an, so dass es eine gute Strategie sein kann, sich kurz zu fassen, um die Ernsthaftigkeit zu mildern. Wenn Sie dieselbe obige E-Mail auf unglaublich formale Weise formatieren, fühlt sie sich völlig anders an:

Hey John,

Ich habe die Datei, die Sie gestern geschickt haben, noch einmal überprüft, aber sie wurde seit dem letzten Mal nicht mehr aktualisiert.

Könnten Sie bei Gelegenheit einen Blick darauf werfen und sie bei Bedarf aktualisieren?

Danke im Voraus, - Nick

Wie ärgerlich, hm. Meine Herangehensweise ist normalerweise etwas, das nicht versucht, ihnen die Schuld für den Fehler zuzuschieben, sondern deutlich macht, dass sie nicht den richtigen Artikel geschickt haben.

“Hallo {so-und-so}. Es tut mir leid, wenn ich in meiner Anfrage vage war. Mir liegt bereits die Version X, datiert MMDDYYYYY, der Akte vor, und ich glaube, es gibt eine neuere Version Y, ich glaube von gestern? Wären Sie in der Lage, mir die neueste Version zu schicken, oder wenn Sie sie nicht haben, lassen Sie mich wissen, wen ich fragen kann? Vielen Dank für Ihre Hilfe, entschuldigen Sie die ständige Nervensäge”

Nun, Sie wissen verdammt gut, dass sie es vermasselt haben, aber Sie spielen den netten Kerl. Und so-und-so wird nicht sauer sein (sollte aber peinlich sein).

Ich würde schreiben:

Hallo,

Der Download-Link für das Dokument an gibt immer noch die vorherige Version, auch wenn die Version, die auf der Seite angezeigt wird, aktualisiert wurde.

Prost …

Dies ist ein Feedback, das ihnen genauso hilft wie Ihnen.