Zusammenfassung

Wenn Ihre Vorgesetzten Ihnen schließlich sagen, dass Sie etwas tun müssen, gibt es keine Möglichkeit, dies höflich abzulehnen, und jede Ablehnung kann ein Grund zur Entlassung sein oder dazu führen, dass Sie mit Ihrer Karriere im Büro im Bummelzug ins Leere laufen.

Um diese Art von Anfragen zu minimieren, würde ich empfehlen:

1. Erklären Sie den Kompromiss, andere Aufgaben auf Eis zu legen
2. Ihnen beizubringen, wie sie die Aufgaben selbst durchführen können
3. Wenn Sie einen Lakaien anwerben, können Sie diese Art von Aufgaben an übergeben

No Silver Bullet

Dies sind alles langfristige Strategien, die Anstrengungen erfordern. Sie sind auch keine sich gegenseitig ausschließenden Strategien. Eine Kombination aus allen dreien wird wahrscheinlich am besten funktionieren, da es alle möglichen Arten von Menschen gibt, die um Hilfe bitten, und manche Methoden bei manchen besser funktionieren als bei anderen.

Wie in der Zusammenfassung der Zusammenfassung erwähnt, sind Sie am Ende des Tages besser dran, wenn der Chef Ihnen sagt, dass es Ihre Aufgabe ist. Wenn Sie also vermeiden wollen, gefragt zu werden, ist es besser, eher früher als später damit anzufangen, die Zahl der Anfragen zu reduzieren.

Prioritäten

Wenn das nächste Mal ein Vorgesetzter vorbeikommt und sagt: “Hey, könnten Sie dieses Foto bearbeiten?”, können Sie ihn sanft daran erinnern, dass Sie sich für diese Aufgabe Zeit nehmen, um eine separate Aufgabe zu erledigen, zum Beispiel:

Sicher Chef, ich kann das Foto bearbeiten. Heute richte ich einen Computer für Alice ein, da sie nicht arbeiten kann, bis das behoben ist, und stelle einige Dateien aus einer Sicherungskopie wieder her, so dass Bob seine Arbeit für einen Abgabetermin morgen beenden kann. Wo soll ich ihn reinstecken?

Angenommen, Sie sind wirklich mit wichtigeren Aufgaben beschäftigt, dann wird ein vernünftiger Chef wahrscheinlich sagen: “Ach, egal, ich schaffe das schon”. Wie dem auch sei, es sendet die klare Botschaft aus, dass Sie andere Arbeit haben, die ebenfalls wichtig ist, und während der Chef Sie dazu zwingen kann, geht das auf Kosten anderer Mitarbeiter (nicht nur Ihrer Zeit).

Bringen Sie einem Mann das Fischen bei

Während ich dies schrieb, war Jmort schneller als ich, also zitiere ich einfach aus dem, was er so wortgewandt sagte:

Wenn das nächste Mal jemand kommt und Sie bittet, die Kopf-/Fußzeile zu ändern, tun Sie das nicht an Ihrem Schreibtisch; gehen Sie stattdessen mit ihm zurück an seinen Schreibtisch. Lassen Sie ihn an seinem Computer Platz nehmen und führen Sie ihn dann durch die einzelnen Schritte. Verschiedene Menschen lernen unterschiedlich, manche visuell, manche auditiv und manche durch das Tun , wenn also die Person, durch die Sie hindurchgegangen sind, immer wieder zurückkommt, versuchen Sie es vielleicht selbst, während sie zusieht (visuell), und lassen Sie sie dann die Schritte zu Ihnen wiederholen (auditiv).

Henchmen

Es mag Praktikanten, ‘Verwaltungsassistenten’, Rezeptionisten oder andere Leute geben, die nicht genug echte Arbeit haben, um sie zu beschäftigen. Sie könnten auch mehr als glücklich sein, diese Art von Aufgaben zu übernehmen, wenn Sie richtig fragen. Wenn Sie jemanden finden, der die Arbeit schnell und kompetent erledigt, wenn Sie darum bitten, können Sie die Aufgaben abgeben und schließlich Ihrem Chef einfach sagen: “Christine ist wirklich gut in dieser Art von Arbeit. Macht es Ihnen etwas aus, wenn sie es stattdessen macht?” und hoffentlich einen direkten Weg für Ihre Chefs schaffen, Christine zu fragen, anstatt Sie zu fragen.

Der beste Weg, den Leuten zu sagen, dass Aufgaben wie das Erstellen von Powerpoint-Präsentationen, das Bearbeiten von PDFs und das Modifizieren der Kopf- und Fußzeilen von Dokumenten und andere Aufgaben am besten dadurch gelöst werden können, dass man sich das folgende chinesische Sprichwort vor Augen hält:

Gib einem Mann einen Fisch und du fütterst ihn einen Tag lang. Bringen Sie einem Menschen das Fischen bei, und Sie füttern ihn ein Leben lang.

Bedenken Sie, dass in vielen Stellenbeschreibungen oft die folgende zusätzliche Anforderung besteht:

Sie werden alle zusätzlichen Aufgaben wie zugewiesen ausführen.

Um also ein Teamplayer zu sein und Ihren Kollegen gegenüber nicht wie ein aufgeblasener Trottel daherzukommen, und um in den Augen des Managements, dem man nicht trauen kann, eine Aufgabe einfach zu übernehmen und mit ihr zu laufen, kein Problempersonal zu sein, könnten Sie in Erwägung ziehen, solche Anfragen von Kollegen entgegenzunehmen und diese Gelegenheiten zu nutzen, um nicht zu lehren. Zeigen Sie diesen Kollegen, wie sie diese Aufgaben erledigen können, damit sie beim nächsten Mal, wenn das Problem auftaucht, die Werkzeuge haben, um die Aufgabe selbst zu erledigen.

Wenn zum Beispiel das nächste Mal jemand hereinkommt und Sie bittet, die Kopf-/Fußzeile zu ändern, tun Sie das nicht an Ihrem Schreibtisch, sondern gehen Sie mit ihm zurück an seinen Schreibtisch. Lassen Sie ihn an seinem Computer Platz nehmen und führen Sie ihn dann durch die einzelnen Schritte. Unterschiedliche Menschen lernen unterschiedlich, manche visuell, manche auditiv und manche indem sie es tun , wenn also die Person, durch die Sie hindurchgegangen sind, immer wieder zurückkommt, versuchen Sie es vielleicht selbst, während sie zuschaut (visuell), und lassen Sie sie dann die Schritte zu Ihnen wiederholen (auditiv).

Mit diesem Ansatz gewinnen Sie eher Freunde (nicht, dass Sie bei der Arbeit sind, um Freunde zu finden), und Sie werden bei Ihrer Arbeit eher ein bisschen mehr Befriedigung empfinden, als wenn Sie versuchen, sich als Nick Burns auszugeben .

Sie sollten daran denken, dass Sie Teil eines Teams sind und Fähigkeiten haben, die andere nicht haben. Indem Sie mithelfen, erhöhen Sie Ihren Wert für die Organisation und das Team. Aber wenn Sie nicht helfen, riskieren Sie, als “nicht so wertvoll” angesehen zu werden, wenn es für die Organisation an der Zeit ist, vermeintliche Mitnahmeeffekte abzubauen.

Außerdem gibt es bestimmte Dinge, in denen Sie vielleicht nicht gut sind. Vielleicht sind zum Beispiel Ihre Sozial- oder Verhandlungsfähigkeiten nicht so gut wie die der Leute im Verkauf oder Marketing, und sie können vielleicht in Ihrem Namen einen Anruf tätigen, um etwas zu erhalten, das Sie vielleicht brauchen.