Wie kann man vermitteln, dass man die Person ist, nach der sie fragen

Ich glaube, der Hauptgrund für die Verwirrung ist nicht die anfängliche Begrüßung, sondern das “Ja”. Es ist unklar, ob Sie “Ja, nur zu” oder “Ja, ich werde ihn einfach für Sie holen” meinen, weshalb Sie im Bruchteil einer Sekunde zögern, während sie versuchen herauszufinden, was Sie gemeint haben.

Die normale Art zu antworten, wenn sie gebeten haben, mit Ihnen zu sprechen, ist zu sagen: “Am Apparat.”

Dies kann kurz sein:

“Kann ich bitte mit John Smith sprechen?” “Am Apparat.” “Ah, hallo John. Können Sie mir helfen mit…?”

Oder länger:

“Kann ich bitte mit John Smith sprechen?” “John Smith am Apparat. Wie kann ich Ihnen helfen?” “Ich suchte eigentlich Informationen über…”

Sie können auch in

Hier ist John Smith.

oder

Sie haben John Smith erreicht.

anstelle des “John Smith am Apparat. "Wie man professionell am Telefon antwortet

Was Ihre eigentliche Frage betrifft, so wäre eine übliche Art und Weise, in einem professionellen Umfeld auf das Telefon zu antworten:

Guten Morgen/Nachmittag. ABC Systems, John am Apparat. Wie kann ich helfen?

Manchmal sagen Leute einfach

Guten Morgen/Nachmittag. ABC Systems.

und das ist auch akzeptabel, aber das "Wie kann ich helfen?” klingt meiner Meinung nach für den Kunden zugänglicher.

Wenn Sie ein größeres Unternehmen mit vielen Niederlassungen sind, könnten Sie auch den Standort hinzufügen:

Guten Tag. ABC Systems Edinburgh. Wie kann ich Ihnen helfen?

Sie könnten Hi anstelle von “Guten Morgen” einfügen, wenn Ihnen das besser gefällt; bequem und freundlich zu klingen ist das Wichtigste.

Denken Sie daran, dass selbst wenn Sie “John am Apparat” oder “John Smith am Apparat” sagen, sie Ihren Namen möglicherweise nicht verstehen und trotzdem nach John Smith fragen werden. Dann befolgen Sie einfach die Ratschläge in meinem ersten Abschnitt.

Auf einer direkten Leitung ans Telefon gehen

Aufgrund der Tatsache, dass Sie sagten, dass die Leute namentlich nach Ihnen gefragt haben, nahm ich an, dass Sie die Haupttelefone beantworten. In diesem Fall sind Sie das Gesicht der Firma und müssen formeller und entgegenkommender sein.

Wenn Sie jedoch nur auf einer Direktleitung zu Ihnen antworten, können Sie etwas anders antworten.

Bei einem externen Anruf würde ich immer noch den Firmennamen und Ihren Namen verwenden - das ist eine Möglichkeit, den Anrufer wissen zu lassen, dass er am richtigen Ort (oder am falschen!) angekommen ist. Wenn Sie es vorziehen, können Sie die Uhrzeitbegrüßung und das “Wie kann ich helfen?” weglassen. Wie ich bereits erwähnt habe, sind diese eher dafür gedacht, wenn Sie das “Gesicht der Firma” sind.

Also, stattdessen:

ABC Systems, hier spricht John.

oder auch einfach nur

Hallo, hier spricht John.

Für einen internen Anruf (die normalerweise einen anderen Klingelton haben - fragen Sie jemanden, wenn Sie den Unterschied zwischen den verschiedenen Telefontönen nicht kennen) würden Sie natürlich nicht den Firmennamen verwenden. “Hallo?” wäre wahrscheinlich auch für einen internen Anruf in Ordnung, besonders in einer kleinen Firma.

Noch ein paar Tipps

Vieles davon hängt von der Arbeitsumgebung, Ihrem Unternehmen und der Art der Personen ab, die Sie anrufen. Wenn Sie noch unsicher sind, empfehle ich Ihnen:

• Hören Sie sich an, wie andere Personen in Ihrem Unternehmen das Telefon beantworten und wie formell sie sich verhalten. So können Sie feststellen, wie die Unternehmenskultur aussieht und was angemessen ist. Sie müssen nicht genau dasselbe sagen wie sie, aber es sollte Ihnen einen groben Anhaltspunkt geben, wenn Sie sich unsicher sind.
• Zuhören, wie Kunden Sie am Telefon begrüßen. Wenn es meistens Leute sind, die Sie persönlich kennen gelernt haben, werden sie Ihnen wahrscheinlich vertrauter sein als Fremde, mit denen Sie noch nie gesprochen haben. Wenn es sich bei der Mehrheit Ihrer Anrufer um den einen oder anderen handelt, können Sie die Art und Weise, wie Sie telefonieren, entsprechend anpassen.

Wie ich bereits im einleitenden Abschnitt erwähnt habe, denke ich, dass das “Ja?” und nicht das “Hallo?” das Problem ist. Wenn Sie also beim “Hallo” bleiben und einfach die Art und Weise ändern wollten, wie Sie kommunizieren, dass Sie die Person sind, nach der sie gefragt haben, wäre das wahrscheinlich in Ordnung.

Ich gehe fast immer mit den Worten “Hallo, hier ist Joe” oder “Hier ist Joe” ans Telefon.

Es scheint sicherzustellen, dass die Person, die mich anruft, auch wirklich mit dem spricht, für den sie sich hält.

Ich kenne Leute, die Dinge sagen wie “ABC Telekommunikationsabteilung der Firma, Steve am Apparat”, was in Ordnung ist, aber für mich scheint es ein bisschen zu formell zu sein. Wenn Sie ein Kundenvertreter oder jemand sind, der mit Kunden des Unternehmens zu tun hat, dann ist es wahrscheinlich am besten, etwas formeller zu sein.

Ich neige dazu, mich kurz zu fassen:

Wenn die meisten Anrufe von außen kommen, würde ich sagen:

“ABC-Systeme”

Ich hänge normalerweise kein “Guten Morgen” oder “Guten Nachmittag” an, weil ich bedauerlicherweise die Tendenz habe, die Zeit aus den Augen zu verlieren, wenn ich an etwas arbeite, das meine volle Aufmerksamkeit erfordert.

Ich vermute, dass Sie Ihren Namen “Carel Nel” nicht erkannt haben, weil Sie gestresst waren, und der Grund dafür ist, dass Sie sich Gedanken darüber gemacht haben, was Sie als Nächstes sagen sollen - wenn ich bewusst über meinen Namen, mein Geburtsdatum, mein Alter, meine Adresse nachdenken muss, bleibt mein Gedächtnis einfach leer :)

Sie müssen sich definitiv eine professionelle Begrüßung einfallen lassen, mit der Sie sich wohlfühlen und die den Job für Sie erledigt, nämlich fehlgeleitete Anrufe von Ihnen wegzuleiten. Ich schlage “ABC-Systeme” vor, denn dort arbeiten Sie, und Sie sollten in der Lage sein, zu sagen, wo Sie arbeiten, ohne zu viel darüber nachzudenken und zu betonen :) Nach der ersten Begrüßung lassen Sie einfach die andere Partei sprechen und übernehmen Sie die Führung - schließlich wissen sie, was sie wollen und Sie nicht - und gehen Sie mit dem Strom :)

Noch einmal (und Sie wissen es bereits) - dies ist nicht Ihr Zuhause, sondern Ihr Arbeitsplatz. Sie können die Leute zu Hause begrüßen, wie Sie wollen, aber bei der Arbeit sind Sie die Stimme des Unternehmens, wenn Sie einen Anruf entgegennehmen. Daher ist es notwendig, dass Ihre Begrüßung professionell und repräsentativ für das Unternehmen ist. Sie müssen nicht Empfangsdame spielen, wenn Sie nach der Begrüßung alle eingehenden Anrufe, mit Ausnahme der Anrufe unter offensichtlich falscher Nummer, an die Empfangsdame weiterleiten können - sie ist geschult, eingehende Anrufe entgegenzunehmen und sie entsprechend weiterzuleiten. Sie sind nicht geschult, und falls es Sie tröstet, ich bin es auch nicht - Mit den Worten meines Lieblingsschauspielers Clint Eastwood: “…Ein Mann muss seine Grenzen kennen…” :)

Ich gehe immer ans Telefon, indem ich meinen Namen nenne, etwa: “Hallo, hier spricht John Smith” oder “Hallo, hier spricht John Smith”. Wenn ich ein Telefon mit Anrufer-ID benutze und es ruft jemand an, den ich kenne, gebe ich oft nur meinen Vornamen an.

Wenn die Person meinen Namen nicht verstanden hat und nach mir fragt, wiederhole ich meinen Namen. Ich hatte schon viele Gespräche, die ungefähr so liefen:

“Hallo, John Smith am Apparat.”

“Kann ich bitte mit John Smith sprechen?”

“Ja, John Smith am Apparat.”

Ich bekomme selten Anrufe von Kunden, aber wenn ich an ein Firmentelefon gehe und weiß, dass es sich um einen Anruf von außerhalb handelt oder es ein Anruf von außerhalb sein könnte, sage ich: “Firma XYZ, John Smith am Apparat. ”

Einige Firmen haben lange Skripte, von denen sie erwarten, dass sich jemand an sie hält, wenn er ans Telefon geht, wie zum Beispiel: “Hallo, XYZ Company, Ihre Quelle für die besten Widgets und Foobars, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche geöffnet, mit Service im gesamten Großraum. Dieser Anruf kann zu Schulungszwecken aufgezeichnet werden. Mein Name ist John Smith, und ich werde mich freuen, Ihnen in jeder möglichen Weise zu dienen. Was ist der Zweck Ihres heutigen Anrufs?” Persönlich ärgern sie mich sehr, wenn ich ihnen zuhören muss. Die Firma hat mir ein paar Mal ein solches Skript gegeben, und ich habe es immer ignoriert, und niemanden interessiert es. Aber ich bin sicher, dass es Stellen gibt, bei denen man gefeuert werden könnte, wenn man sich nicht an das Drehbuch hält.

Ich persönlich denke, dass Sie wirklich zu viel über das Thema nachdenken. Seien Sie höflich und freundlich. Zum Beispiel:

Ich: “Hallo”

Anrufer: “Guten Tag, kann ich bitte mit Carel Nel sprechen”

Ich: “Am Apparat. Wer ist da?”

Anrufer: “Identifiziert sich selbst. Das Gespräch beginnt.

Oder wenn Sie das Gespräch beginnen:

Ich: "Hallo”/“Hiya/Hiya”, ist dies [irgendein zufälliger Name]?

Sie: “Ist es, ja” oder eine Entsprechung

Ich: “Hallo, wie geht es Ihnen - hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an” oder wenn es intern ist: “Hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an” oder ob intern: “Hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an” oder ob intern: “Hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an” oder ob intern: “Hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an” oder ob intern: “Hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an” oder ob intern: “Hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an” oder ob intern: “Hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an…”

Denken Sie daran - Ihr Ton und Ihre Intonation werden ebenfalls eine große Rolle spielen. Ich plädiere nicht dafür, “yo” oder “whassup” zu sagen, aber wenn Sie das Telefon beantworten, indem Sie “Hallo”, “Carel Nel”, “Carel Nel am Apparat” oder eine ähnliche Begrüßung sagen, wird es Ihnen gut gehen. Sie wollen beide zur Sache kommen, und als Software-Entwickler-Kollege weiß ich, wie beschäftigt die Arbeit sein kann. Machen Sie es nicht unangenehm oder schwierig, identifizieren Sie sich einfach und lassen Sie das Gespräch beginnen.

Eine Sache würde ich jedoch sagen - obwohl es andere vorgeschlagen haben, und das ist eine rein persönliche Meinung, ich **verachte etwas in der Richtung “Hallo, hier ist Carel Nel, wie kann ich Ihnen heute helfen”.

Vielleicht liegt es daran, daß ich in der Telekommunikation arbeite und eine Menge Erfahrung im Umgang mit Callcentern habe, aber für mich klingt das mechanisch und roboterhaft. Vielleicht liegt es an meiner Irishness und der Tatsache, dass ich eine gewisse Persönlichkeit zum Vorschein bringen möchte, aber ich bin einfach trotz dieses Ansatzes! Sagen Sie stattdessen einfach “Hallo”, haben Sie keine Angst, Sie selbst zu sein, bleiben Sie immer professionell, und es wird Ihnen gut gehen.

Schneller Punkt: Viele Telefonverkäufer werden fragen: “Darf ich mit John Smith sprechen”, obwohl Sie das Telefon mit “Hallo, hier ist John Smith” beantwortet haben… weil ihr Autodialer keinen Menschen in die Leitung stellt, bis er einigermaßen sicher ist, dass er nicht ihre Zeit mit einem Anrufbeantworter verschwendet. Wenn ich ein Klicken gefolgt von “May I speak to…” höre, nehme ich an, daß es sich um einen Telefonverkäufer handelt und antworte mit “May I ask who is calling” - sie hätten sich identifizieren müssen, bevor sie mich sowieso um ein Gespräch gebeten haben. Das gibt mir die Chance, herauszufinden, wer sie sind, bevor ich meine Identität bestätige, und lege dann auf.

(Tatsächlich war ich versucht, einen Anrufbeantworter zu programmieren, der diese Sequenz automatisiert, da es sich um ein Muster handelt, das zuverlässig genug ist, daß ich denke, es könnte tatsächlich zu einem erfolgreichen Filter gemacht werden).