Wie fordere ich eine neue Büroausstattung an?

Bis zu einem gewissen Grad fragen Sie sich, wie man am besten einen überzeugenden “Business Case” für die Dinge erstellt, die Sie anstreben. Um eine überzeugende Argumentation zu erstellen, kann es nützlich sein, “zuerst zu versuchen, zu verstehen, dann verstanden zu werden”

Bei der Erstellung einer Argumentation sind die zwei wichtigsten Dinge hervorzuheben:

- wir sind in Gefahr, und dies beseitigt das Risiko

- dies ist eine Investition und wird sich auszahlen

Nach meiner Erfahrung reagieren die meisten Organisationen schneller auf Risiko (Angst) als auf Belohnung (Gier), so dass dies bei der Erstellung der Argumentation ein besseres Argument sein kann. Noch wichtiger ist vielleicht, dass die Leute Effizienzverbesserungen sehr skeptisch gegenüberstehen, es sei denn, sie erlauben ihnen entweder, Personal abzubauen oder eine überzeugende Verbesserung zu erzielen (normalerweise ein Faktor x10 oder 5%-10%+ der Gesamtarbeitszeit in einer Woche)

Also - *Ich würde vorschlagen, dass Sie nach Möglichkeit versuchen, die Verbesserung, die Sie anstreben, mit einer Risikominderung zu verknüpfen, es sei denn, Sie können überzeugende Argumente für Kosten-/Zeiteinsparungen vorbringen. *

Beispiele könnten sein:

• Verringerung des Verletzungsrisikos für Mitarbeiter (Ausfallzeiten, rechtliche Auswirkungen)
• Verringerung des Risikos von Mitarbeiterflügen/Umstellungen (schlechte Bedingungen, Ausrüstung)
• Verringerung des Risikos einer schlechten Kunden-/Investorenwahrnehmung (veraltete Hardware, schäbige Büros)

Als zweites ist zu überlegen, woher das Geld kommt.

In den meisten Organisationen gibt es dabei zwei Aspekte - ob Ihr Chef die “Abzeichnungsebene” hat, um diese Dinge direkt zu genehmigen, und ob sie ein Budget für diese Art von Dingen vorgesehen haben.

Diese beiden Punkte sind wichtig, denn wenn Ihrem Chef entweder die direkte Budgetkontrolle oder die Abzeichnung fehlt, dann werden sie sich an einen anderen umkämpften Topf mit Geld an anderer Stelle in der Organisation wenden müssen (HR, IT oder ihr Vorgesetzter), was im Allgemeinen viel mehr Arbeit (für Ihren Chef) bedeutet und eine viel überzeugendere Argumentation erfordert.

Überlegen Sie sich die Situation, in der Ihr Vorgesetzter die Gesundheits- und Sicherheitsargumente einer anderen Person für den Vorsitz vortragen muss - vielleicht einem leitenden Angestellten oder der Personalabteilung. Wenn diese in Ihrem Fall Maßnahmen ergreifen, müssen sie in der gesamten Organisation tätig werden. Die Kosten belaufen sich nicht mehr auf 500 Dollar, sondern auf 500 Dollar für jeden, der einen älteren Stuhl hat.

Wenn dies der Fall sein könnte, dann ist es normalerweise besser, das Thema informell mit Ihrem Vorgesetzten anzusprechen und es von Anfang an auf die gesamte Organisation und nicht nur auf Sie zu beziehen und mit dem Hauptargument und den unterstützenden Beweisen einzusteigen:

“Ich bin auf diesen Artikel gestoßen, der darauf hinweist, dass schlechte Ergonomie in Bezug auf Ausfallzeiten von Mitarbeitern und Fälle von Verletzungen am Arbeitsplatz auf nationaler Ebene jährlich über 500 Millionen Dollar kostet. Wenn man sich umschaut, ist dies ein echtes Risiko für uns - wie können wir es beheben?”

Wenn man von Anfang an darauf hinweist, dass man sich der Implikationen dessen, was man von seinem Chef verlangt, bewusst ist, und wenn man ihm die Munition gibt, die er braucht, um sich bei anderen zu rechtfertigen , ist es viel wahrscheinlicher, dass er positiv reagiert.

Je nach Ihrer Situation möchten Sie sich vielleicht mit Kollegen zusammenschließen, wenn viele von Ihnen ähnliche Arbeitsbedingungen und Wünsche haben. Je mehr von Ihnen gemeinsam vorgehen, desto höher ist der Druck, den Sie auf das Management ausüben können. Außerdem entstehen weniger Spannungen zwischen Ihnen und anderen (wie es passieren kann, wenn Sie allein neue Ausrüstung bekommen, andere aber nicht).

Andererseits ist es für das Management umso kostspieliger, Ihren Wünschen nachzukommen, je mehr Sie sind, was die Erfolgschancen verringern kann.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, Ihre Anfrage in Begriffen zu formulieren, die das Management verstehen und überzeugend finden kann. Das heißt, konzentrieren Sie sich auf Kosten vs. Nutzen. Z.B.

• “Ein neuer PC mit schnellerer CPU, mehr Speicher und einer SSD-Platte würde das Unternehmen etwa $NNNN kosten. Es würde jedoch die Kompilierungszeit unserer Anwendung von 10 Minuten auf 1 Minute reduzieren, was im Durchschnitt X Minuten pro Tag einspart. Dies würde sich auf der Grundlage meines Gehalts auf $MMM pro Monat summieren, womit die anfängliche Investition in P Monaten zurückgezahlt wäre.”

Vielleicht möchten Sie auch im Internet nach Untersuchungen über die positiven Auswirkungen ergonomischer Möbel (und die negativen Auswirkungen des Fehlens solcher Möbel) googeln. Vieles hängt von den örtlichen Gesetzen ab, aber in den meisten Ländern können Unternehmen für Mitarbeiter, die aufgrund ergonomisch schwieriger Arbeitsbedingungen langfristige Gesundheitsprobleme entwickeln, zur Verantwortung gezogen werden. Mit anderen Worten, die Verbesserung der Ergonomie Ihres Arbeitsplatzes kann als eine Investition Ihres Unternehmens zur Senkung der langfristigen Gesundheitskosten und auch zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit angesehen werden - was wiederum den Umsatz verringert und wiederum beträchtliche direkte und indirekte Kosten spart.

Ergonomische Möbel mögen teuer aussehen, aber ein hochwertiger Stuhl / Schreibtisch kann ein Jahrzehnt lang halten. Verglichen mit dem kumulierten Gehalt eines durchschnittlichen Mitarbeiters während desselben Zeitraums sind diese Kosten Erdnüsse (oder Toilettenpapier :-). Ihr Unternehmen kann also mit einer Investition, deren Äquivalent in Form einer Gehaltserhöhung von den meisten höchstwahrscheinlich unbemerkt bleiben würde, langfristig einen großen Unterschied in der Stimmung, dem Engagement und der Gesundheit seiner Mitarbeiter machen.

Persönlich würde ich die Anfrage an HR, Ihren Vorgesetzten, eher vom Standpunkt der Gesundheit und Sicherheit aus angehen als vom wirtschaftlichen Standpunkt aus. Arbeitsplatz-Ergonomie ist ein sehr wichtiges Thema.

• Das Sitzen auf einem guten und bequemen Stuhl ist für Ihre Gesundheit auf lange Sicht unerlässlich.
• Ein gut angepasster Schreibtisch ist wichtig, um Verletzungen durch wiederholte Belastung zu vermeiden.
• Eine laute und überfüllte Umgebung kann ebenfalls gesundheitsschädlich sein, aber sie steht auch auf Platz 8 der Liste der 10 Tödlichste Fehler in der Software-Entwicklung

Ein schnellerer Computer kann Ihre Produktivität steigern, und ein langsamerer Computer kann Ihre Gesundheit nicht beeinträchtigen.

Ich wäre überrascht und enttäuscht, wenn Ihre Personalabteilung diese Überlegungen nicht ernst nimmt.

Sie wissen, dass ich in der Vergangenheit den größten Erfolg hatte, indem ich einfach den Prozess zum Kauf neuer Geräte oder Möbel herausfand und das Formular ausfüllte und meinem Manager übergab. Einen guten Teil der Zeit denken wir, dass etwas schwieriger sein wird, als es ist. Der Grund dafür, dass Sie schlechte Möbel haben, mag so einfach sein, denn niemand hat bessere Möbel angefordert.

Jetzt ist das Timing natürlich alles, man macht das nicht, wenn sie gerade eine Entlassung oder ein finanziell schlechtes Quartal angekündigt haben. Aber wirklich die meisten Manager wollen nicht recherchieren müssen, um herauszufinden, welche Art von Stuhl und wo man ihn bekommen kann, und wollen keine Zeit damit verbringen, den Papierkram auszufüllen. Wenn Sie all das tun, bevor Sie den Antrag stellen, machen Sie es ihm viel leichter, ja zu sagen, wenn er das Budget hat. Alles, was er tun muss, ist den Antrag zu unterschreiben.

Wenn er in diesem Jahr nicht über das Budget verfügt, können Sie ihn fragen, ob er im nächsten Jahr ein Budget dafür bekommen kann. Deshalb ist das letzte Quartal des Jahres oft ein guter Zeitpunkt, um den Antrag zu stellen - es kann sein, dass es ungenutzte Mittel gibt, die er ausgeben möchte, damit er sie im nächsten Jahr nicht verliert, oder er kann einen Weg finden, die Ausrüstung im Haushalt des nächsten Jahres zu finanzieren, bevor alles ausgegeben ist.

Weichen Sie Ihrem Vorgesetzten nicht aus. Halten Sie ihn zumindest auf dem Laufenden. Je nachdem, wer die Umgestaltung/Organisation des Büros leitet, kann die Personalabteilung angemessen sein oder auch nicht.

Zwei wichtige Punkte, die Sie vielleicht zur Sprache bringen möchten:

• Ist Ihr derzeitiger Schreibtisch richtig als Computerarbeitsplatz konzipiert?
• Ist Ihr derzeitiger Stuhl unterstützend und verstellbar genug, um Rücken, Hüften, Nacken und Oberkörper zu entlasten?

Ergonomie und Komfort sind wichtig, aber Sie können nicht einfach sagen: “Ich möchte einen neuen Schreibtisch & Stuhl” - es sollte offensichtlich sein (und wenn nicht, müssen Sie darauf hinweisen), dass eine korrekte Anordnung von Schreibtisch & Stuhl langfristige Auswirkungen auf die Gesundheit hat, die sich letztlich in höheren oder niedrigeren Gesundheitskosten für das Unternehmen niederschlagen.

Neuere Büromöbel werden sich auch positiv auf die Moral auswirken, und wenn Berater, Kunden (derzeitige oder zukünftige) oder zukünftige Mitarbeiter jemals Ihre Büros sehen, senden 20 Jahre alte Möbel eine negative Botschaft über das Unternehmen an diese Personen.

Was den langsamen Computer betrifft, können Sie nachweisen, dass Sie mit einem neueren System produktiver sein werden? Als ich das letzte Mal einen neuen PC anforderte, begann das Gespräch mit “Ich benutze immer noch Windows XP, und die Systeme, auf denen der von mir geschriebene Code läuft, sind so viel neuer (und daher sehr unterschiedlich), dass die Entwicklung dadurch erschwert wird”. Keine Fragen zum Upgrade.

Lärm ist ein weiterer, den Sie vorführen müssen. Wird es von Ihrer Konzentration ablenken? Verbringen Sie viel Zeit mit Telefongesprächen, bei denen der Hintergrundlärm zum Hindernis wird? Wenn Sie sich in Kabinen aufhalten, können diese so gestaltet werden, dass ein Teil dieses Lärms ausgeblendet wird?

Wenn Sie Kollegen haben, die Ihre Bedenken teilen, und Sie sich zusammenschließen können, um als Gruppe zum Management zu gehen, wird das sehr hilfreich sein.

Was oft übersehen wird, ist die Tatsache, dass glückliche Mitarbeiter auch Geld wert sind. Wenn Arbeitnehmer A sagt: “Ich sitze hier auf diesem Müllstuhl mit einem zu hohen Tisch, und mein Arbeitgeber scheint sich kein bisschen um mich zu kümmern”, wird dieser Arbeitnehmer sich auch nicht allzu sehr um seinen Arbeitgeber kümmern, während Arbeitnehmer B, der sagt: “Mein Arbeitgeber gibt einfach viel Geld für einen sehr bequemen Stuhl für mich aus”, wahrscheinlich auch sagen wird: “Ich kann den zusätzlichen Job, der in letzter Sekunde kam, problemlos erledigen”.

Die Person, die einen neuen Computer bekommt, ist nicht nur produktiver, weil der Computer schneller ist, sondern auch, weil sie sich nicht davor fürchtet, mit dem alten, langsamen Computer arbeiten zu müssen und ihn nach Möglichkeit hinauszuzögern.